УКРАЇНА
ХАРКІВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
Від 13.10.2008 № 2331
Про посилення контролю за якістю підготовки та проведення посадовими особами Харківської міської ради особистих прийомів громадян
Розглянувши доповідну записку директора Департаменту діловодства Харківської міської ради та з метою забезпечення неухильного виконання вимог ст. 40 Конституції України, ст. 22 Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.08 № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», керуючись ст.ст.42, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»:
1. Затвердити Порядок підготовки та проведення особистого прийому громадян керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів.
2. 3аступникам міського голови-директорам департаментів, директорам департаментів, керівникам управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради забезпечити дотримання у підпорядкованих підрозділах Порядку підготовки та проведення особистого прийому громадян керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів та його безумовне виконання.
3. Попередити керівників виконавчих органів міської ради про персональну відповідальність за дотримання Порядку підготовки та проведення особистого прийому громадян керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів та якісну підготовку матеріалів на особистий прийом громадян керівництву міської ради.
4. Додаток № 3 до розпорядження міського голови від 07.06.2006 № 1355 «Про організацію особистого прийому громадян керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів» вважати таким, що втратив чинність.
5. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Новака О.М.
Міський голова М.М. Добкін
Додаток
до розпорядження міського голови
від 13.10.2008 р. № 2331
ПОРЯДОК
підготовки та проведення особистого прийому громадян керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів
1. Особистий прийом громадян здійснюється відповідно до вимог ст. 40 Конституції України, ст. 22 Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.08 №109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» та інших нормативних актів з цього питання.
2. Прийом громадян проводиться:
2.1. Міським головою, секретарем Харківської міської ради, головами постійних комісій, першим заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради, заступниками міського голови - директорами департаментів, директорами департаментів транспорту і зв'язку, комунального господарства, житлового господарства в приміщенні приймальні виконавчого . комітету міської ради (пл. Конституції, 7 вхід з провулка Радянський) в дні і години, згідно затверджених графіків прийому громадян.
2.2. 3аступниками міського голови - директорами департаментів, директорами департаментів, керівниками управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради у позаробочий час за місцем роботи та проживання громадян в дні і години, згідно затверджених графіків виїзних прийомів громадян.
2.3. Директорами департаментів, керівниками управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради за місцем їх роботи згідно встановлених днів та часів прийому.
2.4. Спеціалістами Департаменту діловодства Харківської міської ради щоденно, крім недільних та святкових днів, з 9.00 до 18.00 (перерва з 13.00 до 14.00), в п'ятницю та передсвяткові дні - до 17.00, в суботу з 10.00 до 13.00 в приміщенні приймальні виконавчого комітету міської ради (пл. Конституції, 7 вхід з провулка Радянський).
3. У період відсутності керівників міської ради, її виконавчих органів та голів постійних комісій з поважних причин (відрядження, хвороба, відпустка та ін.) прийом громадян проводять в установлені дні і години посадові особи, які виконують їх обов'язки.
4. Підготовка особистого прийому громадян.
4.1. Спеціалісти Департаменту діловодства проводять попередній запис громадян на особистий прийом до керівного складу Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів, згідно з затвердженими графіками прийому.
4.2. Спеціалісти Департаменту діловодства організують підготовку особистого прийому громадян міським головою, секретарем міської ради для чого:
- складають списки громадян на особистий прийом;
- визначають виконавчі органи міської ради, районні у місті Харкові ради, які повинні надати інформацію, та керівників, які запрошуються на особистий прийом;
- передають списки громадян на особистий прийом у відповідні виконавчі органи для вивчення проблем заявників, вжиття заходів та підготовки інформації по цим проблемам з пропозиціями щодо їх вирішення;
- визначають строки надання інформації, що готується виконавчими органами на особистий прийом;
- перевіряють якість матеріалів, що надані на особистий прийом від виконавчих органів та, у разі необхідності, повертають їх на доопрацювання;
- за результатами вивчення наданої інформації вносять доповнення в склад запрошених на прийом, про що терміново інформують спеціалістів цих органів, призначених керівництвом виконавчих органів відповідальними за підготовку матеріалів до проведення особистих прийомів громадян міським головою та секретарем міської ради;
- вносять зміни та доповнення у списки громадян, що записані на особистий прийом, у разі надходження вказівок від керівників міської ради, про що терміново інформують спеціалістів, призначених керівництвом виконавчих органів відповідальними за підготовку матеріалів до проведення особистих прийомів громадян міським головою та секретарем міської ради;
- не пізніше ніж за 2 робочих дні до особистого прийому доводять остаточну інформацію до запрошених на прийом, про день та час їх прибуття на особистий прийом;
- запрошують на особистий прийом працівників органів внутрішніх справ та медичного закладу для забезпечення громадського порядку та надання, у разі потреби, медичної допомоги.
4.3. Спеціалісти виконавчих органів міської ради, призначені керівництвом цих органів відповідальними за підготовку матеріалів до проведення особистих прийомів громадян міським головою та секретарем міської ради:
- в день отримання списку громадян, що записані на особистий прийом, інформують керівництво виконавчого органу про перелік питань громадян, по яким необхідно організувати вивчення проблем та підготувати інформацію і пропозиції щодо їх вирішення;
- вимагають від безпосередніх виконавців, визначених керівництвом виконавчих органів міської ради, з'ясувати питання з заявником, своєчасно та якісно підготувати інформацію та пропозиції щодо вирішення їх проблем. У необхідних випадках додати до інформації фотографії, ілюстрований матеріал та архівні довідки;
- після отримання інформації подають її на погодження та підпис керівнику виконавчого органу або його заступнику;
- забезпечують своєчасне подання погодженої інформації до Департаменту діловодства. У разі підготовки матеріалів до проведення особистих прийомів громадян першим заступником міського голови, керуючим справами виконкому міської ради, заступниками міського голови - директорами департаментів інформація надається їх помічникам або спеціалістам, що призначені керівництвом виконавчих органів відповідальними за підготовку матеріалів до проведення особистих прийомів громадян;
- у разі необхідності організовують доопрацювання інформації з урахуванням зауважень спеціалістів Департаменту діловодства;
- при прийнятті рішення керівником виконавчого органу міської ради про залучення на особистий прийом керівників підлеглих підрозділів, присутність яких є необхідною для розгляду конкретного питання, інформують про це спеціалістів Департаменту діловодства;
- попереджають керівника виконавчого органу про день особистого прийому та часу розгляду питань, по яким він запрошується на цей прийом.
4.4. Керівники виконавчих органів міської ради:
- в день отримання списку громадян, що записані на особистий прийом до міського голови, секретаря міської ради доручають конкретним спеціалістам виконавчого органу здійснити перевірку проблем заявників, (у разі необхідності, з виїздом на місце та можливим залученням фотографій, ілюстрованих та архівних матеріалів з цих питань тощо), підготувати інформацію та пропозиції щодо можливості вирішення питань заявників та залучення на особистий прийом керівників підлеглих підрозділів, присутність яких є необхідною для розгляду конкретного питання на особистому прийомі;
- вживають всіх заходів для вирішення до прийому обґрунтованих питань громадян, що записані на особистий прийом до міського голови, секретаря міської ради. Про вирішені до прийому питання повідомляють спеціалістів Департаменту діловодства. У разі підготовки матеріалів до проведення особистих прийомів громадян першим заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради, заступниками міського голови - директорами департаментів інформація надається їх помічникам або спеціалістам, що призначені керівництвом виконавчих органів відповідальними за підготовку матеріалів до проведення особистих прийомів громадян;
- контролюють стан підготовки інформації та погоджують її;
- в разі необхідності, доручають перевірку проблемних питань своїм заступникам, або перевіряють стан справ особисто з виїздом на місце;
- під час проведення особистого прийому громадян міським головою та секретарем міської ради доповідають пропозиції щодо порядку вирішення питань заявників.
4.5. Підготовка особистих прийомів громадян першого заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, заступників міського голови - директорів департаментів, директорів департаментів та керівників інших виконавчих органів проводиться помічниками відповідних керівників або спеціалістами, яким доручено виконання цих обов'язків.
5. Здійснення особистого прийому.
5.1. Особистий прийом громадян керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів проводиться згідно з попереднім записом у Департаменті діловодства.
5.2. Особистий прийом громадян керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів проводиться з залученням помічників або спеціалістів, на яких покладено виконання цих обов'язків.
5.3. У прийомі беруть участь також запрошені на прийом особи.
5.4. На особистому прийомі керівники, як правило, вислуховують клопотання, пропозиції, скарги громадян, приймають від них письмові звернення, намагаються розв'язати поставлені питання, звертаються письмово або телефоном на адресу відповідних керівників для розв'язання проблем.
5.5. Помічники керівників або спеціалісти, які беруть участь у особистому прийомі, записують доручення керівників у картках, журналах особистого прийому громадян та здійснюють контроль за їх виконанням.
5.6. Після прийому громадян міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради письмові звернення громадян з усіма інформаційними матеріалами і відповідними дорученнями керівників не пізніше наступного робочого дня передаються їх помічниками до Департаменту діловодства для подальшої відправки безпосереднім виконавцям, зазначеним у дорученнях.
Після прийому громадян заступниками міського голови - директорами департаментів, директорами департаментів письмові звернення громадян з усіма інформаційними матеріалами та відповідними дорученнями керівників передаються у канцелярії тих органів, керівники яких проводили особистий прийом, для відправки безпосереднім виконавцям.
5.7. Після прийому громадян головами постійних комісій усі письмові звернення після їх опрацювання у постійних комісіях передаються до Департаменту діловодства для подальшої відправки безпосереднім виконавцям.
5.8. Усі звернення громадян, що надійшли на особистому прийомі реєструються. Якщо вирішити порушені в усному зверненні питання безпосередньо на особистому прийомі неможливо, воно розглядається у тому ж порядку, що й письмове звернення. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно, за бажанням громадянина. На прийнятому зверненні обов'язково проставляється штамп «Прийнято на особистому прийомі».
5.9. У випадках, коли питання, поставлене громадянином на прийомі, не відноситься до компетенції особи, що веде прийом, необхідно роз'яснити відвідувачеві, куди і до кого йому належить звернутися і при потребі, сприяти громадянину записатися на прийом до відповідної посадової особи (через спеціалістів Департаменту діловодства). В цих випадках у картках і журналах особистого прийому робиться відмітка «роз'яснено», або до якої особи він записаний на прийом.
5.10. Якщо пропозиції, заяви, скарги не грунтуються на нормах діючого законодавства або не можуть бути задоволені з об'єктивних причин, то, відхиляючи їх, необхідно у чемній та зрозумілій для відвідувача формі роз'яснити мотиви відхилення. При цьому слід роз'яснити відвідувачу порядок оскарження прийнятого за його зверненням рішення.
5.11. Повторний прийом громадян з питання, яке вже розглядалось керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів, проводиться у разі:
- коли питання, порушене у першому обгрунтованому зверненні, не було вирішено по суті;
- якщо залишилось не виконаним, або виконано не в повному обсязі доручення керівника, надане на попередньому прийомі;
- якщо відбулися зміни обставин, які кардинально можуть вплинути на прийняте рішення.
6. Контроль за виконанням доручень, наданих керівним складом Харківської міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів на особистих прийомах громадян.
6.1. Усі звернення громадян, надані на особистому прийомі, розподіляються на контрольні та ті, за розглядом і вирішенням яких контроль не встановлюється.
6.2. На контроль беруться звернення громадян, в дорученнях до яких передбачається зворотній зв'язок або встановлені терміни його виконання.
6.3. В обов'язковому порядку контролю підлягають доручення на усі звернення громадян, надані на особистих прийомах міського голови та секретаря міської ради.
6.4. Контроль за виконанням доручень міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, керуючого справами виконкому міської ради, наданих на особистих прийомах громадян, здійснюють:
- спеціалісти Департаменту діловодства;
- помічники міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради;
- спеціалісти департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, відповідальні за ведення діловодства по розгляду звернень громадян у своїх підрозділах, яким доручено здійснювати контроль за виконанням доручень.
6.5. Контроль за виконанням доручень голів постійних комісій, наданих на особистих прийомах громадян, здійснюють:
- помічники голів постійних комісій;
- спеціалісти постійних комісій, відповідальні за ведення діловодства у своїх комісіях.
6.6. Контроль за виконанням доручень заступників міського голови-директорів департаментів, керівників департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, наданих на особистих прийомах, здійснюють їх помічники та спеціалісти департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, відповідальні за ведення діловодства по розгляду звернень громадян у своїх підрозділах.
6.7. Особисту відповідальність за своєчасне, якісне та повне виконання доручень керівництва по розгляду звернень громадян несуть керівники виконавчих органів міської ради та безпосередні виконавці згідно з діючим законодавством.
7. Терміни розгляду звернень громадян.
7.1. Звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання.
7.2. Термін розгляду звернень громадян може бути зазначений в резолюціях керівників.
7.3. У випадку особливої складності вирішення контрольного звернення виконавцем забезпечується оформлення продовження терміну його виконання посадовою особою, яка його встановила (а у разі відсутності - посадовою особою, яка виконує її обов'язки), не пізніше, як за три робочих дні до закінчення встановленого терміну, про що обов'язково інформується заявник.
7.4. Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги. Рішення про зняття з контролю пропозицій, заяв і скарг приймають посадові особи, які прийняли рішення про контроль.
8. Департамент діловодства Харківської міської ради:
8.1. Всебічно вивчає питання, з якими громадяни звертаються на особистий прийом до керівного складу міської ради, її постійних комісій та виконавчих органів, надає їм допомогу у попередньому розгляді питань у виконавчих органах міської ради, інших установах і організаціях, до компетенції яких належить їх розгляд та вирішення.
8.2. Контролює додержання графіків прийому громадян. Про факти зриву особистих прийомів інформує міського голову та керуючого справами виконавчого комітету міської ради.
8.3. Аналізує стан підготовки і проведення особистих прийомів громадян та вживає заходи щодо поліпшення цієї роботи.
Керуючий справами
виконавчого комітету
міської ради О.М. Новак