Про затвердження положень про структурні підрозділи Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради

Номер: 2763/
Сесія: /
Тип: Нормативні документи

Дата прийняття: 23/06/2011
Видавник: Харківський міський голова
Вид: Розпорядження

УКРАЇНА

ХАРКІВСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Від 23.06.2011 № 2763

Про затвердження положень про структурні підрозділи Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради

На підставі рішення 1 сесії Харківської міської ради 6 скликання від 24.11.2010 р. № 07/10 «Про затвердження положень виконавчих органів Харківської міської ради 6 скликання», ст.42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», керуючись ст.59 зазначеного Закону:

1. Затвердити положення про структурні підрозділи Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради:

1.1. Відділ забезпечення діяльності міської ради Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (додаток 1).

1.1.1. Сектор забезпечення діяльності постійних комісій міської ради відділу забезпечення діяльності міської ради Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (додаток 2).

1.2. Відділ забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (додаток 3).

1.2.1. Сектор контролю за виконанням розпоряджень міського голови, рішень міської ради та її виконавчого комітету відділу забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (додаток 4).

1.2.2. Сектор забезпечення проведення протокольних заходів відділу забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (додаток 5).

1.3. Відділ оформлення та видачі розпоряджень міського голови, рішень міської ради та її виконавчого комітету Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (додаток 6).

1.3.1. Сектор оформлення та видачі рішень сесій міської ради відділу оформлення та видачі розпоряджень міського голови, рішень міської ради та її виконавчого комітету Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (додаток 7).

1.3.2. Сектор оформлення та видачі розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету міської ради відділу оформлення та видачі розпоряджень міського голови, рішень міської ради та її виконавчого комітету Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (додаток 8).

2. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради Риженко А.Л.

Міський голова Г.А. Кернес

Додаток 1

до розпорядження міського голови

від 23.06.2011 № 2763

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ забезпечення діяльності міської ради Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Відділ забезпечення діяльності міської ради Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (далі - Відділ) є структурним підрозділом Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (далі - Департамент).

1.2. Відділ підпорядкований директору Департаменту, а у випадку його відсутності - заступнику директора Департаменту.

1.3. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, декретами, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, актами Президента України, рішеннями міської ради і виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, даним Положенням та іншими нормативними актами.

1.4. На посаду начальника Відділу, його заступників та працівників Відділу призначаються особи, які мають вищу освіту та відповідають професійно-кваліфікаційним вимогам, встановленим наказом Головного управління Державної служби України «Про затвердження Типових професійно-кваліфікаційних характеристик посадових осіб місцевого самоврядування» від 29.12.2009 року № 406. Усі працівники Відділу приймаються на посади і звільняються з посад міським головою за поданням директора Департаменту.

1.5. Міська рада створює умови для нормальної роботи та підвищення кваліфікації працівників Відділу, забезпечує їх приміщеннями, телефонним зв'язком, засобами оргтехніки для виконання службових обов'язків, відповідно обладнаними місцями для збереження документів, законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами, а також безперервним доступом до мережі Internet, системи електронного документообігу.

2. Мета та завдання відділу

2.1. Метою Відділу є організаційне забезпечення діяльності міської ради на підставі, в межах повноважень і у спосіб, передбаченими Конституцією і законами України.

2.2. Завданням Відділу є організація роботи, спрямованої на неухильне дотримання і виконання вимог Регламенту Харківської міської ради та інших розпорядчих актів виконавчими органами міської ради, їх керівниками і працівниками у ході виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків.

2.3. Відділ при виконанні покладених на нього функцій, в межах повноважень, взаємодіє з органами виконавчої влади, обласної ради, депутатами міської ради, постійними комісіями міської ради, тимчасовими контрольними комісіями, департаментами, іншими виконавчими органами Харківської міської ради, підприємствами, установами, організаціями, об'єднаннями громадян тощо.

3. Повноваження відділу

3.1. Відділ:

- розглядає звернення громадян, підприємств, установ, організацій, депутатів з питань, що відносяться до компетенції Відділу, готує відповідні довідки і пропозиції;

- організаційно забезпечує підготовку проведення сесій міської ради і необхідних довідкових матеріалів з питань, що вносяться на розгляд сесій міської ради;

- інформує депутатів та виконавчі органи міської ради про час і місце проведення сесій міської ради;

- узагальнює пропозиції міського голови, секретаря міської ради, депутатів міської ради, постійних комісій та виконавчих органів міської ради, а також інших суб'єктів нормотворчої ініціативи з питань, що потребують розгляду на сесіях міської ради;

- за дорученням міського голови, секретаря міської ради, заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради готує проекти рішень з питань організаційної роботи міської ради у межах компетенції Відділу;

- розробляє проекти планів роботи міської ради;

- організаційно забезпечує діяльність постійних комісій міської ради;

- сприяє депутатам міської ради у здійсненні їх депутатських повноважень;

- вирішує питання з організації підвищення кваліфікації депутатів міської ради;

- сприяє забезпеченню гласності у роботі міської ради та її виконавчих органів шляхом передачі прийнятих рішень та інших матеріалів до КП «Міський інформаційний центр», КП «Газета «Харьковские известия», Департаменту у справах інформації та зв'язків з громадськістю з метою їх подальшого оприлюднення;

- систематизує та забезпечує збереження документації міської ради, комплектує і готує справи для передачі до архівного відділу міської ради на постійне зберігання;

- бере участь відповідно до вимог діючого законодавства у здійсненні заходів, пов'язаних з підготовкою і проведенням референдумів і виборів в органи державної влади і місцевого самоврядування;

- бере участь у нарадах, інших заходах з питань забезпечення діяльності міської ради, що проводяться міською радою та її виконавчими органами;

- вирішує за дорученням міського голови, секретаря міської ради, заступника міського голови — керуючого справами виконавчого комітету міської ради інші питання, пов'язані з діяльністю міської ради та її виконавчих органів відповідно до вимог чинного законодавства України;

3.2. Відділ має право:

- одержувати у встановленому порядку від посадових осіб виконавчих органів міської ради документи, довідки та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на Відділ завдань;

- залучати за узгодженням з керівництвом виконавчих органів міської ради відповідних фахівців, авторів пропозицій, що надійшли, для підготовки нормативних та інших документів, а також для розробки і здійснення заходів, що проводяться Відділом відповідно до покладених на нього обов'язків;

- інформувати керівництво Департаменту про ненадання відповідними виконавчими органами міської ради чи посадовими особами документів та інших матеріалів, а також про утворення з боку даних органів інших перешкод для виконання покладених на Відділ завдань.

4. Структура відділу

4.1. До складу Відділу входить сектор забезпечення діяльності постійних комісій міської ради.

4.2. Права, обов'язки і відповідальність працівників Відділу визначені у положеннях про структурні підрозділи Відділу та посадових інструкціях, що затверджуються міським головою.

4.3. Діяльність Відділу регламентується чинним законодавством України та цим Положенням.

5. Керівництво відділом

5.1. Відділ очолює заступник директора Департаменту - начальник Відділу (далі - начальник Відділу).

5.2. Начальник Відділу:

- здійснює керівництво діяльністю Відділу;

- несе персональну відповідальність за невиконання або неналежне виконання покладених на нього завдань, реалізацію своїх повноважень, дотримання трудової дисципліни;

- організовує роботу Відділу, забезпечує та контролює належне виконання покладених на Відділ завдань та повноважень;

- організаційно забезпечує підготовку проведення сесій міської ради;

- організовує збереження документації Відділу;

- дає доручення працівникам Відділу в межах своїх повноважень;

- виконує доручення директора Департаменту;

- надає пропозиції директору Департаменту щодо формування кадрового резерву та заміщення вакантних посад, організації навчання працівників;

- здійснює інші повноваження, визначені відповідними актами.

5.3. Начальник Відділу має заступників:

- заступника начальника Відділу;

- заступника начальника Відділу - завідувача сектору забезпечення діяльності постійних комісій міської ради.

5.4. Заступники начальника Відділу:

- організовують виконання доручень начальника Відділу;

- здійснюють безпосереднє керівництво Відділом та забезпечують виконання покладених на Відділ завдань у межах делегованих їм повноважень.

5.5. Під час відсутності начальника Відділу його обов'язки виконують заступники начальника згідно з розподілом обов'язків.

6. Заключні положення

6.1. Припинення діяльності Відділу здійснюється в установленому порядку відповідно до вимог чинного законодавства України.

6.2. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому для його прийняття.

Додаток 2

до розпорядження міського голови

від 23.06.2011 № 2763

ПОЛОЖЕННЯ

про сектор забезпечення діяльності постійних комісій міської ради

відділу забезпечення діяльності міської ради

Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Сектор забезпечення діяльності постійних комісій міської ради (далі - Сектор) є структурним підрозділом відділу забезпечення діяльності міської ради Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (далі-Відділ).

1.2. Сектор підпорядкований заступнику директора Департаменту - начальнику Відділу, директору Департаменту організаційної роботи міської ради (далі — Департамент), а у випадку його відсутності – заступнику директора Департаменту.

1.3. У своїй діяльності Сектор керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, постановами Кабінету Міністрів України, актами Президента України, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, даним Положенням та іншими нормативними актами.

1.4. На посади заступника начальника Відділу - завідувача Сектору та працівників Сектору призначаються особи, що мають вищу освіту та відповідають професійно-кваліфікаційним вимогам, встановленим наказом Головного управління Державної служби України «Про затвердження Типових професійно-кваліфікаційних характеристик посадових осіб місцевого самоврядування» від 29.12.2009 року №406. Усі працівники Сектору приймаються на посади і звільняються з посад міським головою за поданням директора Департаменту.

1.5. Міська рада створює умови для нормальної роботи та підвищення кваліфікації працівників Сектору, забезпечує їх приміщеннями, телефонним зв'язком, засобами оргтехніки для виконання службових обов'язків, відповідно обладнаними місцями для збереження документів, законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами, а також безперервним доступом до мережі Internet, системи електронного документообігу.

2. Мета за завдання сектору

2.1. До складу Сектору входять 10 постійних комісій міської ради:

- комісія з питань планування, бюджету та фінансів;

- комісія з промисловості, економічного розвитку та власності;

- комісія з питань транспорту, зв'язку та екології;

- комісія з питань житлово-комунального господарства, благоустрою та інженерної інфраструктури міста;

- комісія з питань містобудування, архітектури та земельних відносин;

- комісія з соціального захисту та охорони здоров'я;

- комісія з гуманітарних питань (освіта, культура, духовність, молодіжна політика та спорт);

- комісія з питань забезпечення громадського порядку, дотримання законності, охорони прав, свобод та законних інтересів громадян;

- комісія з питань місцевого самоврядування, гласності та депутатської діяльності;

- комісія з міжнародного співробітництва, інвестицій і сприяння підготовці та проведенню в місті Харкові Євро-2012 з футболу.

2.2. Метою Сектору є організаційне забезпечення діяльності міської ради на підставі, в межах повноважень і у спосіб, передбаченими Конституцією і законами України.

2.3. Завданням Сектору є організація роботи, спрямованої на дотримання і виконання вимог Регламенту Харківської міської ради, Положення про постійні комісії та інших розпорядчих актів.

2.4. Сектор при виконанні покладених на нього функцій, в межах повноважень, взаємодіє з органами виконавчої влади, депутатами міської ради, постійними комісіями міської ради, тимчасовими контрольними комісіями, департаментами, іншими виконавчими органами Харківської міської ради, підприємствами, установами, організаціями, об'єднаннями громадян тощо.

3. Повноваження сектору

3.1. Сектор:

- організовує роботу постійних комісії та депутатів міської ради відповідно до Регламенту та Положення про постійні комісії Харківської міської ради та інших нормативних актів в ході виконання покладених на них завдань;

- вивчає, аналізує та узагальнює питання, пропозиції, рекомендації й іншу інформацію, що надійшла від депутатів та постійних комісій;

- бере участь в організації підготовки та проведення засідань постійних комісій та пленарних засідань сесій міської ради, забезпечує реєстрацію присутності депутатів на них, здійснює видачу матеріалів, що виносяться на розгляд депутатів міської ради;

- інформує депутатів про час і місце проведення сесії міської ради та постійних комісій, а також про питання, що виносяться на розгляд;

- сприяє координації діяльності постійних комісій ради, організації виконання рекомендацій постійних комісій;

- здійснює протоколювання засідань постійних комісій міської ради, надає методичну допомогу головам комісій у виконанні їх обов'язків;

- здійснює реєстрацію, облік і збереження протягом встановленого терміну протоколів засідань постійних комісій міської ради;

- сприяє головам постійних комісій та депутатам міської ради в організації прийому громадян, розгляді їх пропозицій, заяв, скарг, у створенні інших необхідних для депутатської діяльності умов;

- забезпечує наявність пакетів рішень, прийнятих міською радою, у постійних комісіях міської ради;

- систематизує та забезпечує збереження документації постійних комісій міської ради, комплектує і готує справи до передачі до міського архіву на постійне зберігання;

- забезпечує участь депутатів міської ради у нарадах, семінарах на рівні міської ради та інших загальноміських масових заходах;

- за пропозицією постійних комісій надає кандидатури депутатів міської ради для включення до складу робочих груп та комісій, бере участь в організації навчання депутатів міської ради;

- за дорученням голови постійної комісії та згідно з пропозиціями депутатів постійних комісій готує щорічні плани роботи постійних комісій, інформацію про їх виконання, а також надає інформацію для підготовки щомісячного плану роботи міської ради;

- вносить пропозиції директору Департаменту з питань удосконалення діяльності Сектору.

3.2. Сектор має право:

- одержувати у встановленому порядку від посадових осіб виконавчих органів міської ради документи, довідки та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на Сектор завдань;

- залучати, за узгодженням з керівництвом міської ради, відповідних фахівців, авторів пропозицій, що надійшли, для підготовки нормативних та інших документів відповідно до покладених на Сектор обов'язків;

- інформувати керівництво Департаменту про випадки ненадання або несвоєчасного надання керівниками структурних підрозділів міської ради або посадовими особами цих підрозділів документів та інших матеріалів, а також про створення перешкод для виконання завдань, покладених на Сектор.

4. Керівництво сектором

4.1. Сектор очолює заступник начальника Відділу - завідувач Сектору.

4.2. Заступник начальника Відділу - завідувач Сектору:

- організовує роботу Сектору, забезпечує та контролює належне виконання покладених на Сектор повноважень, здійснює контроль за виконанням працівниками Сектору вимог законодавства України, Регламенту Харківської міської ради та Положення про постійні комісії;

- виконує доручення керівництва Департаменту з питань, пов'язаних з діяльністю Сектору, Відділу, Департаменту;

- несе персональну відповідальність за невиконання чи неналежне виконання покладених на Сектор завдань, реалізацію повноважень, дотримання трудової дисципліни;

- за дорученням директора Департаменту у разі відсутності начальника Відділу виконує його обов'язки.

4.3. Працівники Сектору діють у межах повноважень, визначених посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою.

5. Заключні положення

5.1. Припинення діяльності Сектору здійснюється у встановленому порядку відповідно до вимог чинного законодавства України.

5.2. Зміни і доповнення до даного Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.

Додаток 3

до розпорядження міського голови

від 23.06.2011 № 2763

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Відділ забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (далі - Відділ) є структурним підрозділом Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (далі - Департамент).

1.3. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, постановами Кабінету Міністрів України, актами Президента України, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, даним Положенням та іншими нормативними актами.

1.4. На посади начальника Відділу, його заступників та працівників Відділу призначаються особи, що мають вищу освіту та відповідають професійно-кваліфікаційним вимогам, встановленим наказом Головного управління Державної служби України «Про затвердження Типових професійно-кваліфікаційних характеристик посадових осіб місцевого самоврядування» від 29.12.2009 року №406. Усі працівники Відділу приймаються на посади і звільняються з посад міським головою за поданням директора Департаменту.

2. Мета та завдання відділу

2.1. Метою Відділу є організаційне забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією і законами України.

2.2. Завданням Відділу є організація роботи, спрямованої на неухильне

дотримання вимог Регламенту Харківської міської ради та інших розпорядчих актів Харківської міської ради та її виконавчих органів, їх керівниками і працівниками в ході виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків.

2.3. Працівники Відділу здійснюють організаційне забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради.

2.4. Відділ при виконанні покладених на нього функцій взаємодіє з обласною радою, відповідними структурними підрозділами обласної державної адміністрації, міськими радами міст - членів Асоціації міст України, депутатами міської ради, постійними комісіями міської ради, тимчасовими контрольними комісіями та іншими органами, утвореними міською радою, департаментами, адміністраціями районів та іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами, організаціями, об'єднаннями громадян.

3. Повноваження відділу

3.1. Відділ:

- вивчає та узагальнює пропозиції і рекомендації керівництва міської ради, членів виконавчого комітету, заступників міського голови - директорів департаментів, директорів департаментів з питань, що потребують розгляду на засіданні виконавчого комітету міської ради;

- організовує у взаємодії з відділом оформлення та видачі розпоряджень міського голови, рішень міської ради та її виконавчого комітету підготовку і проведення засідань виконавчого комітету міської ради, а також відпрацювання матеріалів за результатами проведення зазначених засідань;

- вимагає в установленому порядку від департаментів, управлінь, відділів і служб міської ради, адміністрацій районів Харківської міської ради, підприємств, установ і організацій матеріали, необхідні для підготовки питань, що вносяться на розгляд виконавчого комітету;

- розробляє проекти рішень виконавчого комітету міської ради і розпоряджень міського голови з питань забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради;

- контролює та аналізує виконання рішень виконавчого комітету міської ради і розпоряджень міського голови виконавчими органами міської ради, надає методичну допомогу з питань організації контролю;

- готує звіти про виконавську дисципліну у виконавчих органах Харківської міської ради;

- здійснює розробку проектів перспективного плану засідань виконавчого комітету міської ради та зведеного плану роботи Харківської міської ради, її виконавчих органів на підставі поданих виконавчими органами міської ради пропозицій;

- бере участь у нарадах та інших заходах з питань забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради, що проводяться міською радою та її виконавчим комітетом, а також, за необхідністю, забезпечує їх організаційну підготовку;

- розглядає пропозиції, заяви і скарги громадян з питань, які відносяться до компетенції Відділу, готує відповідні довідки і пропозиції;

- здійснює опрацювання, систематизацію, аналіз та контроль щодо задоволення запитів на інформацію, що надійшли в порядку, визначеному Законом України «Про доступ до публічної інформації», до Департаменту;

- сприяє взаємодії міської ради та її виконавчих органів з містами - обласними центрами України, що є членами Асоціації міст України;

- бере участь у підготовці та проведенні офіційних прийомів міського голови та інших офіційних заходів за участю міського голови з нагоди загальнодержавних та загальноміських свят у взаємодії із Департаментом культури міської ради, Департаментом адміністративно - господарської діяльності міської ради, Службою помічників, відділом по роботі з об'єднаннями громадян міської ради та іншими структурними підрозділами міської ради;

- здійснює у взаємодії з Департаментом адміністративно-господарської діяльності міської ради, Департаментом у справах інформації та зв'язків з громадськістю міської ради, комунальним підприємством «Міський інформаційний центр» заходи з організації поздоровлень міським головою із загальнодержавними та загальноміськими святами керівництва держави, депутатів різних рівнів, керівників підприємств, організацій та установ;

- бере участь відповідно до вимог чинного законодавства у здійсненні заходів, пов'язаних з підготовкою та проведенням референдумів і виборів в органи державної влади і місцевого самоврядування;

- організовує передплату періодичних видань для підрозділів апарату міської ради та її виконавчого комітету;

- вирішує, за дорученням керівництва Департаменту, інші питання, пов'язані з діяльністю міської ради та її виконавчих органів відповідно до вимог чинного законодавства.

3.2. Відділ має право:

- одержувати у встановленому порядку від посадових осіб структурних підрозділів міської ради документи, довідки й інші матеріали, необхідні для виконання покладених на Відділ завдань;

- залучати, за узгодженням з керівництвом виконавчих органів міської ради, відповідних фахівців, авторів пропозицій, що надійшли, для підготовки нормативних та інших документів відповідно до покладених на Відділ обов'язків;

- інформувати керівництво Департаменту про випадки ненадання відповідними виконавчими органами міської ради чи посадовими особами

документів та інших матеріалів, а також про створення з боку даних органів інших перешкод для виконання покладених на Відділ завдань;

- брати участь, за дорученням керівництва Департаменту, у засіданнях виконавчого комітету, нарадах, комісіях, робочих групах, утворених міською радою, її виконавчими органами, міським головою.

4. Структура відділу

4.1. До складу Відділу входять сектори:

- сектор контролю за виконанням розпоряджень міського голови, рішень міської ради та її виконавчого комітету;

- сектор забезпечення проведення протокольних заходів.

4.2. Права, обов'язки і відповідальність працівників Відділу визначені у положеннях про структурні підрозділи Відділу та посадових інструкціях, які затверджуються міським головою.

4.3. Діяльність Відділу регламентується чинним законодавством України та цим Положенням.

5. Керівництво відділом

5.1. Відділ очолює заступник директора Департаменту - начальник Відділу (далі - начальник Відділу).

5.2. Начальник Відділу:

- здійснює керівництво діяльністю Відділу;

- організовує роботу Відділу, забезпечує та контролює належне виконання покладених на Відділ повноважень;

- здійснює контроль за виконанням працівниками Відділу Регламенту Харківської міської ради та інших розпорядчих актів Харківської міської ради та її виконавчих органів;

- несе персональну відповідальність за невиконання або неналежне виконання покладених на нього завдань, реалізацію повноважень, дотримання трудової дисципліни;

- інформує керівництво Департаменту про виконання відповідних доручень та про інші питання, які стосуються діяльності Відділу;

- контролює ведення діловодства, організовує збереження документації Відділу;

- надає пропозиції директору Департаменту щодо кадрового резерву та заміщення вакантних посад, організації навчання працівників;

- контролює у разі відсутності директора Департаменту проведення разом з виконавчими органами Харківської міської ради організаційних заходів щодо підготовки і проведення засідань виконавчого комітету міської ради, оформлення і доведення до виконавців прийнятих рішень;

- здійснює інші повноваження за дорученням керівництва Департаменту.

5.3. Начальник Відділу має заступників:

- заступника начальника Відділу;

-заступника начальника Відділу - завідувача сектору контролю за виконанням розпоряджень міського голови, рішень міської ради та її виконавчого комітету.

5.4. Заступники начальника Відділу здійснюють керівництво діяльністю Відділу та забезпечують виконання покладених на Відділ завдань у межах делегованих їм повноважень.

5.5. Під час відсутності начальника Відділу його обов'язки виконує один із заступників.

6. Заключні положення

6.2. Зміни і доповнення до даного Положення вносяться в порядку, встановленому для його прийняття.

Додаток 4

до розпорядження міського голови

від 23.06.2011 № 2763

ПОЛОЖЕННЯ

про сектор контролю за виконанням розпоряджень міського голови,

рішень міської ради та її виконавчого комітету

відділу забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради

Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Сектор контролю за виконанням розпоряджень міського голови, рішень міської ради та її виконавчого комітету (далі - Сектор) є структурним підрозділом відділу забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи міської ради (далі - Відділ).

1.2. Сектор підпорядкований заступнику директора Департаменту -начальнику Відділу, директору Департаменту організаційної роботи міської ради (далі - Департамент), а у випадку його відсутності - заступнику директора Департаменту.

1.4. На посади заступника начальника Відділу-завідувача Сектору та працівників Сектору призначаються особи, що мають вищу освіту та відповідають професійно-кваліфікаційним вимогам, встановленим наказом Головного управління Державної служби України «Про затвердження Типових професійно-кваліфікаційних характеристик посадових осіб місцевого самоврядування» від 29.12.2009 року №406. Усі працівники Сектору приймаються на посади і звільняються з посад міським головою за поданням директора Департаменту.

2. Мета та завдання сектору

2.1. Метою Сектору є забезпечення ефективного та своєчасного оперативно - технічного контролю за виконанням рішень міської ради, її виконавчого комітету та розпоряджень міського голови.

2.2. Завданням Сектору є організація роботи, спрямованої на неухильне дотримання та якісне виконання актів, які видаються міською радою, її виконавчим комітетом та міським головою, виконавчими органами міської ради, їх керівниками і працівниками у ході виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків.

2.3. Сектор при виконанні покладених на нього функцій, в межах повноважень, взаємодіє з департаментами, адміністраціями районів та іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами, організаціями.

3. Повноваження сектору

3.1. Сектор:

- контролює виконання рішень міської ради, її виконавчого комітету і розпоряджень міського голови в частині додержання термінів виконання завдань структурними підрозділами міської ради;

- формує інформаційну базу даних про хід виконання доручень, що містяться в актах міської ради, її виконавчого комітету та міського голови;

- готує аналітичні довідки про виконавську дисципліну у виконавчих органах міської ради та вносить пропозиції. з питань удосконалення контролю, а також підвищення рівня виконавської дисципліни;

- розробляє проекти рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови з питань забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради;

- розробляє проекти перспективного плану засідань виконавчого комітету міської ради на підставі поданих виконавчими органами міської ради пропозицій та готує проект рішення виконавчого комітету міської ради з цього питання;

- бере участь у нарадах та інших заходах з питань забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради, що проводяться міською радою, її виконавчим комітетом, а також, за необхідністю, забезпечує їх організаційну підготовку;

- розглядає пропозиції, заяви і скарги громадян з питань, які відносяться до компетенції Сектору, готує відповідні довідки і пропозиції;

- організовує передплату періодичних видань для підрозділів Апарату міської ради та її виконавчого комітету;

- вирішує, за дорученням керівництва Департаменту, інші питання, пов'язані з діяльністю міської ради та її виконавчих органів відповідно до вимог чинного законодавства;

- взаємодіє при виконанні покладених на нього функцій з іншими структурними підрозділами міської ради, адміністраціями районів Харківської міської ради, відповідними виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами, організаціями, об'єднаннями громадян.

3.2. Сектор має право:

- одержувати у встановленому порядку від посадових осіб структурних підрозділів міської ради та Харківського регіонального відділення Асоціації міст України документи, довідки й інші матеріали, необхідні для виконання покладених на Сектор завдань;

- брати участь, за дорученням керівництва Департаменту, у нарадах, засіданнях та інших заходах з питань, що відносяться до компетенції Сектору.

4. Керівництво сектором

4.1. Сектор очолює заступник начальника Відділу - завідувач Сектору.

4.2. Заступник начальника Відділу - завідувач Сектору:

- здійснює керівництво діяльністю Сектору;

- організовує, забезпечує та контролює належне виконання покладених на Сектор повноважень;

- здійснює контроль за виконанням працівниками Сектору Регламенту Харківської міської ради та інших розпорядчих актів Харківської міської ради та її виконавчих органів;

- несе персональну відповідальність за невиконання чи неналежне виконання покладених на нього завдань, реалізацію своїх повноважень, дотримання трудової дисципліни;

- інформує керівництво Департаменту про виконання відповідних доручень та про інші питання, які стосуються діяльності Сектору;

- здійснює інші повноваження за дорученням керівництва Департаменту.

5. Заключні положення

5.2. Зміни і доповнення до даного Положення вносяться в порядку, встановленому для його прийняття.

Додаток 5

до розпорядження міського голови

від 23.06.2011 № 2763

ПОЛОЖЕНИЯ

про сектор забезпечення проведення протокольних заходів

відділу забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради

Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Сектор забезпечення проведення протокольних заходів відділу забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (далі - Сектор) є структурним підрозділом відділу забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (далі - Відділ).

1.2. Сектор підпорядкований заступнику директора Департаменту організаційної роботи (далі - Департамент), директору Департаменту.

1.3. На посаду завідувача Сектору та працівників Сектору призначаються особи, які мають вищу освіту та відповідають професійно-кваліфікаційним вимогам, встановленим наказом Головного управління Державної служби України «Про затвердження Типових професійно-кваліфікаційних характеристик посадових осіб місцевого самоврядування» від 29.12.2009 року № 406. Усі працівники Сектору приймаються на посади та звільняються з посад міським головою за поданням директора Департаменту.

1.4. У своїй діяльності Сектор керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, постановами Кабінету Міністрів України, актами Президента України, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, даним Положенням та іншими нормативними актами.

1.5. Міська рада створює умови для нормальної роботи та підвищення кваліфікації працівників Сектору, забезпечує їх приміщеннями, телефонним зв'язком, засобами оргтехніки для виконання службових обов'язків, відповідно обладнаними місцями для збереження документів, законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами з питань організаційної роботи, а також безперервним доступом до мережі Internet.

2. Мета та завдання Сектору

2.1. Метою діяльності Сектору є забезпечення належного проведення протокольних заходів з нагоди загальнодержавних та загальноміських свят за участю міського голови.

2.2. Завданнями Сектору є:

- організаційне забезпечення офіційних прийомів міського голови та інших офіційних заходів за участю міського голови, застосування єдиної протокольної практики при проведенні зазначених заходів;

- забезпечення оформлення святкової та вітальної поліграфічної продукції, а саме: друк запрошень, телеграм, вітальних листівок, іменних конвертів тощо;

- взаємодія зі структурними підрозділами міської ради з питань підготовки та проведення офіційних урочистих заходів;

- забезпечення взаємодії Харківської міської ради з Харківською обласною державною адміністрацією та Харківською обласною радою з питань підготовки та проведення офіційних урочистих заходів.

3. Повноваження Сектору

3.1. Сектор:

- бере участь у підготовці та проведенні офіційних прийомів міського голови та інших офіційних заходів за участю міського голови з нагоди загальнодержавних та загальноміських свят у взаємодії із Департаментом культури міської ради, Департаментом адміністративно-господарської діяльності міської ради, Службою помічників, відділом по роботі з об'єднаннями громадян міської ради та структурними підрозділами міської ради;

- готує план підготовки до проведення офіційного прийому міського голови та інших офіційних заходів за участю міського голови з нагоди загальнодержавних та загальноміських свят;

- готує проекти рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови щодо нагородження відзнаками виконавчого комітету міської ради та міського голови на урочистих прийомах міського голови з нагоди Міжнародного жіночого дня 8 Березня, Дня міста, Дня місцевого самоврядування на підставі наданих виконавчими органами міської ради та адміністраціями районів міської ради пропозицій;

- здійснює у взаємодії з Департаментом адміністративно-господарської діяльності міської ради, Департаментом у справах інформації та зв'язків з громадськістю міської ради, комунальним підприємством «Міський інформаційний центр» заходи з організації привітань міським головою із загальнодержавними та загальноміськими святами керівництва держави, депутатів різних рівнів, керівників підприємств, організацій та установ;

- готує разом із Департаментом культури міської ради та Службою помічників пропозиції щодо забезпечення церемонії вручення відзнак Почесного громадянина м. Харкова, які надаються до Департаменту адміністративно-господарської діяльності міської ради, комунального підприємства «Міський інформаційний центр»;

- здійснює розробку проекту зведеного плану роботи Харківської міської ради, її виконавчих органів на підставі наданих виконавчими органами міської ради пропозицій;

- вирішує, за дорученням керівництва Департаменту, інші питання, пов'язані з організаційним забезпеченням проведення протокольних заходів за участю керівництва міської ради;

3.2. Сектор має право:

- одержувати у встановленому порядку від посадових осіб виконавчих органів міської ради документи, довідки й інші матеріали, необхідні для виконання покладених на Сектор завдань;

- залучати, за узгодженням з керівництвом міської ради, відповідних фахівців для якісної підготовки та проведення протокольних заходів;

4. Керівництво Сектором

4.1. Сектор очолює завідувач.

4.2. Завідувач Сектору:

- здійснює керівництво діяльністю Сектору;

- організовує, забезпечує та контролює належне виконання покладених на Сектор повноважень;

- здійснює інші повноваження за дорученням керівництва Департаменту.

5. Заключні положення

5.2. Зміни і доповнення до даного Положення вносяться в порядку, встановленому для його прийняття.

Додаток 6

до розпорядження міського голови

від 23.06.2011 № 2763

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ оформлення та видачі розпоряджень міського голови,

рішень міської ради та її виконавчого комітету

Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Відділ оформлення та видачі розпоряджень міського голови, рішень міської ради та її виконавчого комітету (далі - Відділ) є структурним "підрозділом Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (далі - Департамент).

1.4. На посаду начальника Відділу, його заступників та працівників Відділу призначаються особи, що мають вищу освіту та відповідають професійно-кваліфікаційним вимогам, встановленим наказом Головного управління Державної служби України «Про затвердження Типових професійно-кваліфікаційних характеристик посадових осіб місцевого самоврядування» від 29.12.2009 року №406. Усі працівники Відділу приймаються на посади і звільняються з посад міським головою за поданням директора Департаменту.

2. Мета та завдання відділу

2.1. Метою Відділу є забезпечення своєчасного оформлення та видачі рішень сесій Харківської міської ради, розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету міської ради.

2.2. Відділ при виконанні покладених на нього функцій, в межах повноважень, взаємодіє з департаментами, адміністраціями районів та іншими виконавчими органами Харківської міської ради, установами, організаціями.

3. Повноваження відділу

3.1. Відділ:

- бере участь в організації підготовки та проведення пленарних засідань сесій міської ради та засідань виконавчого комітету міської ради;

- організовує роботу, спрямовану на неухильне дотримання і виконання вимог Регламенту Харківської міської ради та інших розпорядчих актів міської ради та її виконавчих органів виконавчими органами міської ради, їх керівниками та працівниками в ході виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків;

- взаємодіє з органами виконавчої влади, депутатами, постійними комісіями, тимчасовими контрольними комісіями та іншими органами, утвореними міською радою, департаментами та іншими виконавчими органами Харківської міської ради, підприємствами, установами, організаціями, об'єднаннями громадян;

- оформляє належним чином протоколи сесій міської ради та протокольні доручення міського голови, надає допомогу секретаріату сесії у виконанні його обов'язків;

- проводить разом з виконавчими органами міської ради відповідні заходи щодо підготовки і проведення засідань виконавчого комітету: формує проект порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради; доводить до відома членів виконавчого комітету міської ради, голів адміністрацій районів Харківської міської ради, директорів департаментів, начальників управлінь та відділів міської ради інформацію про дату, час, місце засідання виконавчого комітету міської ради; своєчасно ознайомлює членів виконавчого комітету міської ради з проектом порядку денного засідання та з проектами рішень виконавчого комітету;

- оформляє належним чином протоколи засідань виконавчого комітету міської ради та протокольні доручення, забезпечує своєчасне оформлення та видачу рішень виконавчого комітету міської ради;

- організовує належне оформлення і видачу копій рішень сесій міської ради, рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови;

- здійснює реєстрацію, облік і збереження протягом встановленого терміну протоколів і рішень сесій міської ради, засідань виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови;

- сприяє забезпеченню гласності у роботі міської ради та її виконавчого комітету, забезпечує доведення прийнятих рішень до населення шляхом підготовки їх до передачі до газети «Харьковские известия», КП «Міський інформаційний центр» та Департаменту у справах інформації та зв'язків з громадськістю з метою їх подальшого опублікування;

- забезпечує підготовку та надання до КП «Міський інформаційний центр» засвідчених копій рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови для подальшого оприлюднення відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

- готує листи на звернення та заяви депутатів, громадян, підприємств, установ та організацій з питань розгляду та прийняття рішень сесій міської ради та виконавчого комітету міської ради, виданих розпоряджень міського голови, готує відповідні довідки і пропозиції;

- готує інформацію та аналітичні довідки щодо виданих рішень виконавчого комітету міської ради і розпоряджень міського голови;

- готує пакети прийнятих міською радою та виконавчим комітетом міської ради рішень та направляє до виконавчих органів ради, постійних комісій міської ради тощо згідно з запитами та розсилкою;

- систематизує та забезпечує збереження рішень міської ради, рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови;

- комплектує і готує справи до передачі до архівного відділу міської ради на постійне зберігання;

- забезпечує правильність оформлення розпоряджень міського голови, їх розсилання, підготовку та здачу до архівного відділу міської ради;

- виконує інші обов'язки відповідно до вимог чинного законодавства України.

3.2. Відділ має право:

- інформувати керівництво Департаменту про випадки ненадання відповідними виконавчими органами міської ради чи посадовими особами документів та інших матеріалів, а також про створення з боку даних органів інших перешкод для виконання покладених на Відділ завдань;

4. Структура відділу

4.1. До складу Відділу входять сектори:

- сектор оформлення та видачі розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету міської ради;

- сектор оформлення та видачі рішень міської ради.

4.3. Діяльність Відділу регламентується чинним законодавством України та цим Положенням.

5. Керівництво відділом

5.1. Відділ очолює начальник.

5.2. Начальник Відділу:

- здійснює керівництво діяльністю Відділу;

- організовує роботу Відділу, забезпечує та контролює належне виконання його повноважень;

- бере участь у роботі сесій Харківської міської ради;

- організовує роботу з проведення засідань виконавчого комітету Харківської міської ради;

- завіряє витяги з протоколів сесій міської ради, копії рішень міської ради, розпорядження міського голови, рішення виконавчого комітету міської ради та інші документи, що підлягають розсилці та видачі;

- надає працівникам Відділу обов'язкові для виконання доручення, контролює хід та результати їх виконання;

- виконує інші обов'язки, передбачені чинним законодавством України.

5.3. Начальник Відділу має заступників:

- заступника начальника Відділу - завідувача сектору оформлення та видачі розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету міської ради;

- заступника начальника Відділу - завідувача сектору оформлення та видачі рішень міської ради.

5.5. Під час відсутності начальника Відділу його обов'язки виконує один із заступників.

6. Заключні положення

6.2. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому для його прийняття.

Додаток 7

до розпорядження міського голови

від 23.06.2011 № 2763

ПОЛОЖЕННЯ

про сектор оформлення та видачі рішень сесій міської ради

відділу оформлення та видачі розпоряджень міського голови,

рішень міської ради та її виконавчого комітету

Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Сектор оформлення та видачі рішень сесій міської ради (далі - Сектор) є структурним підрозділом відділу оформлення та видачі розпоряджень міського голови, рішень міської ради та її виконавчого комітету Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (далі - Відділ).

1.2. Сектор підпорядкований начальнику Відділу, директору Департаменту організаційної роботи міської ради (далі - Департамент), а у випадку його відсутності - заступнику директора Департаменту.

1.3. У своїй діяльності Сектор керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, постановами Кабінету Міністрів України, актами Президента України, рішеннями міської ради і її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, даним Положенням та іншими нормативними актами.

2. Мета та завдання сектору

2.1. Метою Сектору є забезпечення своєчасного оформлення та видачі рішень сесій Харківської міської ради.

2.2. Сектор при виконанні покладених на нього функцій, в межах повноважень, взаємодіє з департаментами, адміністраціями районів та іншими виконавчими органами Харківської міської ради, установами, організаціями.

3. Повноваження сектору

3.1. Сектор:

- бере участь в організації підготовки та проведення пленарних засідань сесій міської ради і подальшому оформленні та видачі зацікавленим особам рішень сесій міської ради, а також їх зберіганні;

- організовує роботу, спрямовану на неухильне дотримання і виконання вимог Регламенту Харківської міської ради та інших нормативних актів виконавчими органами міської ради, їх керівниками и працівниками в ході виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків;

- взаємодіє з органами виконавчої влади, постійними комісіями міської ради, депутатами, тимчасовими контрольними комісіями та іншими органами, утвореними міської радою, підприємствами, установами, організаціями, об'єднаннями громадян, усіма зацікавленими юридичними та фізичними особами;

- вивчає та аналізує питання, пропозиції, рекомендації та іншу інформацію, що надійшла від депутатів постійних комісій, міського голови і секретаря міської ради;

- контролює ведення стенограм сесій міської ради;

- здійснює реєстрацію, облік і збереження протягом встановленого терміну протоколів і рішень сесій міської ради;

- сприяє забезпеченню гласності у роботі міської ради, забезпечує доведення прийнятих рішень до населення шляхом підготовки необхідних матеріалів до передачі до газети «Харьковские известия» з метою їх подальшого опублікування;

- готує листи на звернення та заяви депутатів, громадян, підприємств, установ та організацій з питань розгляду та прийняття рішень сесій міської ради, видає належно оформлені копії рішень, що знаходяться на зберіганні, готує відповідні довідки і пропозиції;

- забезпечує підготовку та надання до КП «Міський інформаційний центр» засвідчених копій рішень міської ради для подальшого оприлюднення відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

- надає пропозиції щодо удосконалення роботи Сектору, бере участь в організації їх виконання, а також у розробці нормативних і організаційно-методичних документів;

- готує інформацію та аналітичні довідки щодо виданих рішень міської ради;

- готує пакети прийнятих міською радою рішень та направляє до виконавчих органів ради, постійних комісій міської ради тощо згідно із запитами;

- систематизує та забезпечує збереження документації міської ради, комплектує і готує справи до передачі до міського архіву на постійне зберігання;

- взаємодіє з департаментами, відділами, управліннями і службами міськвиконкому, об'єднаннями громадян щодо вирішення питань у межах своєї компетенції;

- вирішує за дорученням міського голови і секретаря міської ради інші питання, пов'язані з діяльністю ради та її органів відповідно до вимог чинного законодавства України;

- направляє до органів державної податкової служби завірені належним чином копії рішень Харківської міської ради щодо надання або скасування пільг зі сплати податків і зборів (обов'язкових платежів) юридичним та фізичним особам.

3.2. Сектор має право:

- інформувати керівництво Департаменту про випадки ненадання або несвоєчасного надання керівниками структурних підрозділів міської ради або посадовими особами цих підрозділів документів та інших матеріалів, а також створення перешкод для виконання завдань, покладених на Сектор;

4. Керівництво сектором

4.1. Сектор очолює заступник начальника Відділу - завідувач Сектору.

4.2. Заступник начальника Відділу - завідувач Сектору:

- організовує в межах своєї компетенції виконання доручень, наданих керівництвом Департаменту;

- виконує доручення керівництва Департаменту, секретаря Харківської міської ради з інших питань, пов'язаних з діяльністю Сектору, Відділу, Департаменту міської ради;

- оформляє протоколи пленарних засідань сесій міської ради;

- систематизує та забезпечує збереження протоколів, рішень, стенограм сесій міської ради протягом установленого терміну;

- завіряє витяги з протоколів сесій міської ради, копії рішень міської ради та інших документів, що підлягають розсилці та видачі;

- несе персональну відповідальність за невиконання чи неналежне виконання покладених на Сектор завдань, реалізацію своїх повноважень, дотримання трудової дисципліни;

- забезпечує виконання працівниками Сектору вимог Конституції та законодавства України;

- виконує інші обов'язки, передбачені чинним законодавством України.

4.3. Працівники Сектору діють в межах повноважень, визначених посадовими інструкціями, які затверджуються міським головою.

5. Заключні положення

5.2. Зміни і доповнення до даного Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.

Додаток 8

до розпорядження міського голови

від 23.06.2011 № 2763

ПОЛОЖЕННЯ

про сектор оформлення та видачі розпоряджень міського голови,

рішень виконавчого комітету міської ради

відділу оформлення та видачі розпоряджень міського голови,

рішень міської ради та її виконавчого комітету Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради

1. Загальні положення

1.1 Сектор оформлення та видачі розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету Харківської міської ради (далі - Сектор) є структурним підрозділом відділу оформлення та видачі розпоряджень міського голови, рішень міської ради та її виконавчого комітету Департаменту організаційної роботи Харківської міської ради (далі - Відділ).

1.3. У своїй діяльності сектор керується Конституцією і законами України, постановами Верховної Ради України, постановами Кабінету Міністрів України, актами Президента України, рішеннями міської ради і її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, даним Положенням та іншими нормативними актами.

2. Мета та завдання сектору

2.1. Метою Сектору є забезпечення своєчасного оформлення та видачі розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету міської ради.

3. Повноваження сектору

3.1. Сектор:

- організовує роботу, спрямовану на неухильне дотримання і виконання вимог Регламенту Харківської міської ради та інших розпорядчих актів міської ради та її виконавчих органів виконавчими органами міської ради, їх керівниками и працівниками в ході виконання покладених на них завдань і функціональних обов'язків;

- забезпечує своєчасне оформлення та видачу розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету міської ради;

- бере участь в організації підготовки та проведення засідань виконавчого комітету міської ради і подальшому оформленні та видачі зацікавленим особам документів виконавчого комітету міської ради, а також їх зберіганні;

- формує проект порядку денного засідання виконавчого комітету міської ради, своєчасно ознайомлює з проектами рішень членів виконавчого комітету міської ради;

- шляхом передачі телефонограм та електронною поштою доводить до відома членів виконавчого комітету міської ради, голів адміністрацій районів Харківської міської ради, директорів департаментів, начальників управлінь та відділів міської ради інформацію про дату, час, місце засідання виконавчого комітету міської ради;

- оформляє належним чином протоколи виконавчого комітету міської ради та протокольні доручення міського голови;

- контролює ведення стенограм засідань виконавчого комітету міської ради;

- здійснює реєстрацію, облік і збереження протягом встановленого терміну протоколів, рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови;

- готує аналітичні довідки щодо виданих рішень виконавчого комітету міської ради;

- систематизує та забезпечує збереження документації виконавчого комітету, комплектує і готує справи до передачі до міського архіву на постійне зберігання;

- готує пакети прийнятих виконавчим комітетом рішень та направляє до міської ради, комунального підприємства «Міський інформаційний центр», першому заступнику Харківського міського голови;

- сканує та вводить інформацію щодо рішень виконавчого комітету міської ради та розпоряджень міського голови до системи електронного документообігу «Док Проф»;

- готує та надсилає листи із завіреними належним чином копіями рішень виконавчого комітету міської ради про присвоєння поштової адреси до відділів ведення Державних реєстрів виборців адміністрацій районів Харківської міської ради;

- надає пропозиції щодо удосконалення роботи Сектору, бере участь, за дорученням керівництва, в організації їх виконання та у розробці нормативних та організаційно-методичних документів;

- готує листи на звернення та заяви депутатів, громадян, підприємств, установ та організацій з питань розгляду та прийняття рішень виконавчого комітету міської ради, виданих розпоряджень міського голови та надає належним чином засвідчені копії;

- забезпечує підготовку та надання до КП «Міський інформаційний центр» засвідчених копій рішень виконавчого комітету міської ради і розпоряджень міського голови для подальшого оприлюднення відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

- працює у тісній взаємодії з відділом забезпечення діяльності виконавчого комітету міської ради Департаменту;

- вирішує, за дорученням керівництва, інші питання, пов'язані з діяльністю виконавчого комітету, відповідно до вимог чинного законодавства України;

- взаємодіє з іншими структурними підрозділами міської ради, адміністраціями районів Харківської міської ради, відповідними виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами, організаціями, об'єднаннями громадян.

3.2. Сектор має право:

- інформувати керівництво Департаменту про випадки ненадання або несвоєчасного надання керівниками структурних підрозділів міської ради або посадовими особами цих підрозділів документів та інших матеріалів, а також створення перешкод для виконання завдань, покладених на Сектор;

4. Керівництво сектором

4.1. Сектор очолює заступник начальника Відділу - завідувач Сектору.

4.2. Заступник начальника Відділу - завідувач Сектору:

- здійснює керівництво діяльністю Сектору;

- організовує в межах своєї компетенції виконання доручень, наданих керівництвом Департаменту;

- здійснює інші повноваження за дорученням керівництва Департаменту.

5. Заключні положення

5.2. Зміни і доповнення до даного Положення вносяться у порядку, встановленому для його прийняття.