---

Додаток до рішення виконавчого комітету Харківської міської ради від ____________ № __________

Порядок

з організації роботи з електронними петиціями

у Харківській міській раді

1. Загальні положення

1.1. Порядок з організації роботи з електронними петиціями у Харківській міській раді (далі – Порядок) визначає єдину систему обліку, реєстрації, розгляду електронних петицій.

1.2. Цей Порядок розроблено відповідно до Закону України «Про звернення громадян».

1.3. Діловодство щодо розгляду електронних петицій у Харківській міській раді ведеться окремо від інших видів діловодства та покладається на працівників відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради.

1.4. Діловодство щодо розгляду електронних петицій у виконавчих органах Харківської міської ради покладається на осіб із числа працівників відповідних виконавчих органів, визначених їх керівниками.

1.5. Електронні петиції, які протягом 3-х місяців набрали 5000 підписів на свою підтримку та відповідають встановленим вимогам, підлягають обов’язковому прийняттю та розгляду.

2. Прийом та первинна обробка електронних петицій

2.1. Для створення електронної петиції до Харківської міської ради її автор (ініціатор) заповнює спеціальну форму на офіційному сайті Харківської міської ради, міського голови, виконавчого комітету (далі – Офіційний сайт) та розміщує текст електронної петиції.

2.2. В електронній петиції має бути викладено суть звернення, зазначено прізвище, ім’я, по батькові автора (ініціатора) електронної петиції, адресу електронної пошти. На Офіційному сайті обов’язково зазначаються дата початку збору підписів та інформація щодо загальної кількості та переліку осіб, які підписали електронну петицію. Електронна петиція, збір підписів на підтримку якої здійснювався через веб-сайт громадського об’єднання і яка протягом установленого строку набрала необхідну кількість підписів на її підтримку, повинна містити інформацію про дату початку збору підписів, дату направлення електронної петиції, загальну кількість та перелік осіб, які підписали електронну петицію (чи посилання на джерело такої інформації в мережі Інтернет), строк збору підписів, назву та адресу електронної пошти громадського об’єднання.

2.3. Електронна петиція не може містити заклики до повалення конституційного ладу, порушення територіальної цілісності України, пропаганду війни, насильства, жорстокості, розпалювання міжетнічної, расової, релігійної ворожнечі, заклики до вчинення терористичних актів, посягання на права і свободи людини.

2.4. Електронна петиція, що містить питання, які не віднесені до компетенції Харківської міської ради та її виконавчих органів, на Офіційному сайті не оприлюднюється, про що Департаментом інформації та зв’язків з громадськістю Харківської міської ради повідомляється автору (ініціатору) петиції не пізніше строку, встановленому для її оприлюднення.

2.5. Відповідальність за зміст електронної петиції несе автор (ініціатор) електронної петиції.

2.6. Департамент у справах інформації та зв’язків з громадськістю Харківської міської ради здійснює щоденний моніторинг розміщення електронних петицій на Офіційному сайті.

2.7. Після надходження до Харківської міської ради електронної петиції, яка містить суперечності щодо відповідності її встановленим вимогам, Департамент у справах інформації та зв’язків з громадськістю Харківської міської ради терміново здійснює друк такої електронної петиції та із супровідним листом направляє до Юридичного департаменту Харківської міської ради для перевірки її на відповідність вимогам, встановленим Законом України «Про звернення громадян» та цим Порядком.

2.8. Юридичний департамент Харківської міської ради не пізніше наступного робочого дня після отримання електронної петиції надає висновок щодо її відповідності встановленим вимогам та направляє його із супровідним листом до Департаменту у справах інформації та зв’язків з громадськістю Харківської міської ради.

3. Оприлюднення електронної петиції на Офіційному сайті

3.1. Департамент у справах інформації та зв’язків з громадськістю Харківської міської ради оприлюднює електронну петицію, яка відповідає встановленим вимогам, на Офіційному сайті протягом двох робочих днів із дня надсилання її автором (ініціатором).

3.2. У разі отримання висновку про невідповідність електронної петиції встановленим вимогам чинного законодавства оприлюднення такої петиції не здійснюється, про що Департамент у справах інформації та зв’язків з громадськістю Харківської міської ради відповідно до висновку Юридичного департаменту Харківської міської ради повідомляє письмово автора (ініціатора) не пізніше двох робочих днів із дня надсилання її автором (ініціатором) петиції.

4. Збір підписів на підтримку електронної петиції, розміщення на Офіційному сайті інформації про підтримку, початок розгляду електронної петиції та передача її на реєстрацію

4.1. Департамент у справах інформації та зв’язків з громадськістю Харківської міської ради постійно здійснює моніторинг збору підписів на підтримку розміщених на Офіційному сайті електронних петицій.

4.2. Департамент у справах інформації та зв’язків з громадськістю Харківської міської ради не пізніше як через три робочих дні після набрання необхідної кількості підписів на підтримку електронної петиції, а в разі отримання електронної петиції від громадського об’єднання не пізніше як через два робочих дні після отримання такої петиції розміщує на Офіційному сайті інформацію про початок розгляду електронної петиції.

4.3. Після розміщення на Офіційному сайті інформації про підтримку та початок розгляду електронної петиції Департамент у справах інформації та зв’язків з громадськістю Харківської міської ради невідкладно друкує електронну петицію за встановленою формою та передає її до відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради для реєстрації.

4.4. Електронна петиція, яка у встановлений строк не набрала необхідної кількості підписів на її підтримку, Департаментом у справах інформації та зв’язків з громадськістю Харківської міської ради роздруковується за встановленою формою та не пізніше наступного робочого дня після закінчення встановленого строку збору підписів передається до відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради для реєстрації та розгляду її як звернення громадян у порядку, визначеному Законом України «Про звернення громадян», про що Департаментом у справах інформації та зв’язків з громадськістю Харківської міської ради інформує автора (ініціатора) електронної петиції.

5. Реєстрація електронних петицій

5.1. Працівники відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради невідкладно після прийняття реєструють електронну петицію в окремій картотеці для реєстрації електронних петицій автоматизованої системи документообігу «Док. Проф. 2.0».

5.2. Працівники відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради під час реєстрації електронної петиції у правому верхньому куті першого аркушу проставляють штамп «Електронна петиція/Электронная петиция».

5.3. Реєстрація електронної петиції здійснюється шляхом заповнення реєстраційно-контрольної картки в автоматизованій системі документообігу «Док. Проф. 2.0», друкування реєстраційного індексу на електронній петиції,
сканування її та прикріплення сканованого примірника до реєстраційно-контрольної картки електронної петиції.

Реєстраційний індекс наноситься за допомогою штрих-коду у правій нижній частині поля першого аркуша електронної петиції на вільному від тексту місці.

Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища автора (ініціатора) електронної петиції, позначки «електронна петиція», порядкового номера, номера журналу для реєстрації електронної петиції та дати.

Наприклад: К-ЕП-1/86-15 від 15.12.2015, де К – початкова літера прізвища автора (ініціатора) звернення, ЕП – показник належності електронної петиції,
1 – порядковий номер реєстрації електронної петиції, 86 – номер картотеки для реєстрації, 15 – рік надходження (2015 рік).

5.4. Працівники відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради в день надходження електронної петиції, яка не набрала необхідної кількості підписів у встановлений строк, здійснюють реєстрацію її як звернення громадян та забезпечують передачу її на розгляд міському голові.

Під час реєстрації таких звернень у реєстраційному індексі замість показника району вказується показник «13», що позначає електронну петицію, яка не набрала необхідної кількості підписів у встановлений строк.

Наприклад: К-13-47784/1-15, де К – початкова літера прізвища заявника, 13 – показник електронної петиції, яка не набрала необхідної кількості підписів у встановлений строк, 47784 – порядковий номер реєстраційної картки на звернення громадянина, 1 – номер картотеки для реєстрації звернень громадян, 15 – рік надходження.

6. Передача електронних петицій на розгляд

керівництва

6.1. Електронна петиція, яка у встановлений строк набрала необхідну кількість підписів на свою підтримку розглядається безпосередньо міським головою, а у разі його відсутності – секретарем міської ради.

6.2. Електронна петиція, яка зареєстрована у Департаменті діловодства Харківської міської ради, у той же день, але не пізніше початку наступного робочого дня працівниками відділу з питань звернень громадян передається до Служби помічників Харківської міської ради для передачі на розгляд міському голові.

6.3. Служба помічників Харківської міської ради невідкладно передає паперовий варіант електронної петиції на розгляд міському голові.

6.4. Міський голова надає доручення виконавцям щодо розгляду електронної петиції.

7. Передача електронних петицій на виконання

7.1. Служба помічників Харківської міської ради після призначення міським головою виконавців щодо розгляду електронної петиції повертає паперовий варіант зареєстрованої електронної петиції з дорученням до відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради в день отримання або не пізніше наступного робочого дня після її реєстрації.

7.2. Департамент діловодства Харківської міської ради після отримання електронної петиції з дорученням міського голови невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня забезпечує сканування, внесення змісту доручень у реєстраційно-контрольну картку, копіювання і передачу оригіналу та копій електронної петиції з дорученням виконавцям.

7.3. Працівники Департаменту діловодства Харківської міської ради під час внесення змісту доручень до реєстраційно-контрольної картки на бланку наданого доручення проставляють штамп «КОНТРОЛЬ» та визначають термін розгляду наданого доручення.

8. Контроль за розглядом електронних петицій

8.1. За розглядом усіх електронних петицій встановлюється контроль.

8.2. Контроль за своєчасним та якісним розглядом електронних петицій здійснюють:

8.2.1. Працівники відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради.

8.2.2. Помічники міського голови, секретар міської ради, перший заступник міського голови, заступник міського голови – керуючий справами виконавчого комітету міської ради, заступники міського голови, заступники міського голови – директори департаментів.

8.2.3. Один із заступників директорів департаментів, начальників управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради у своїх підрозділах, на якого наказом відповідного керівника покладені ці обов’язки.

8.2.4. Працівники департаментів, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, відповідальні за ведення діловодства щодо розгляду електронних петицій у своїх підрозділах.

8.3. Особисту відповідальність за своєчасне, якісне та повне виконання доручень керівництва щодо розгляду електронних петицій несуть керівники виконавчих органів міської ради та безпосередні виконавці згідно із чинним законодавством.

8.4. Для забезпечення своєчасного виконання доручень керівництва щодо розгляду електронних петицій працівники відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради зобов’язані:

8.4.1. Направляти нагадування на паперових носіях відповідальним виконавцям не пізніше ніж за 3 робочі дні до закінчення терміну розгляду електронної петиції.

8.4.2. Особисто інформувати відповідального виконавця та керівництво Департаменту діловодства Харківської міської ради не пізніше ніж за 2 робочі дні до закінчення терміну розгляду електронної петиції.

9. Розгляд електронної петиції безпосереднім виконавцем

9.1. Виконавець (відповідальний виконавець) здійснює розгляд електронної петиції невідкладно, але не пізніше термінів, вказаних у дорученні.

9.2. У разі необхідності для розгляду запрошується автор (ініціатор) електронної петиції, залучаються інші виконавчі органи Харківської міської ради.

9.3. Виконавець (відповідальний виконавець) не пізніше термінів, вказаних у дорученні міського голови щодо розгляду електронної петиції, надає через відділ з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради до Служби помічників Харківської міської ради інформацію з проектом відповіді на електронну петицію на підпис міському голові, у якій обов’язково повинна бути висловлена позиція щодо підтримки або непідтримки електронної петиції.

9.4. Служба помічників Харківської міської ради передає підписану відповідь на електронну петицію до відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської для направлення її автору (ініціатору) електронної петиції та передачі копії відповіді до Департаменту у справах інформації та зв’язків з громадськістю Харківської міської ради для оприлюднення її на Офіційному сайті.

9.5. Після підписання міським головою відповіді на електронну петицію виконавець (відповідальний виконавець) невідкладно надає електронний примірник цієї відповіді до Департаменту у справах інформації та зв’язків з громадськістю Харківської міської ради для оприлюднення її на Офіційному сайті.

10. Завершення розгляду електронної петиції, надання відповіді автору (ініціатору) електронної петиції або громадському об’єднанню

10.1. Працівники відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради:

10.1.1. Здійснюють реєстрацію відповіді автору (ініціатору) електронної петиції.

Реєстраційний індекс відповіді на електронну петицію складається із реєстраційного індексу електронної петиції та номера справи за номенклатурою справ, до якої підшиваються електронна петиція та документи щодо її розгляду.

Наприклад: К-ЕП-1/86-15.08-87 від 15.12.2015, де К – початкова літера прізвища автора (ініціатора) звернення, ЕП – показник належності електронної петиції, 1 – порядковий номер реєстрації електронної петиції, 86 – номер картотеки для реєстрації, 15 – рік надходження (2015 рік), 08-87 номер справи за номенклатурою.

10.1.2. Направляють відповідь на адресу електронної пошти автора (ініціатора) електронної петиції або громадського об’єднання.

10.1.3. Надають копію відповіді Департаменту інформації та зв’язків з громадськістю Харківської міської ради для її оприлюднення на Офіційному сайті.

10.2. Департамент інформації та зв’язків з громадськістю Харківської міської ради не пізніше наступного робочого дня після закінчення розгляду електронної петиції оприлюднює відповідь на електронну петицію на Офіційному сайті.

11. Облік і формування справ

11.1. Відділ з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради формує у справи електронні петиції разом із копіями відповідей та пакетами документів щодо їх розгляду і вирішення.

11.2. Документи розміщуються у справах в алфавітному порядку. Електронна петиція з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становить у справі самостійну групу і вміщується у м’яку обкладинку.

11.3. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність.

12. Зберігання електронних петицій

12.1. Відділ з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради зберігає електронні петиції для надання довідок, інформації тощо.

12.2. Термін зберігання електронних петицій, а також інформація про кількість підписів, одержаних на підтримку електронних петицій, та строки їх збору зберігається три роки з дня оприлюднення петицій.

Директор

Департаменту діловодства О.В. Хохлов

Заступник міського голови –

керуючий справами виконавчого

комітету міської ради Т.М. Чечетова-Терашвілі

	У К Р А Ї Н А ХАРКІВСЬКА МІСЬКА РАДА ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ	У К Р А И Н А ХАРЬКОВСКИЙ ГОРОДСКОЙ СОВЕТ ХАРЬКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ
	Р І Ш Е Н Н Я		Проект

Від ________________ № ________

Про затвердження Порядку

з організації роботи

з електронними петиціями

у Харківській міській раді

З метою розширення можливостей реалізації права громадян на звернення із застосуванням ефективних новітніх методів та забезпечення впровадження механізму реалізації права громадян на звернення у формі електронних петицій, на підставі Закону України «Про внесення змін до Закону України
«Про звернення громадян» щодо електронного звернення та електронної петиції», керуючись ст. 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Харківської міської ради

ВИРІШИВ:

1. Затвердити Порядок з організації роботи з електронними петиціями у Харківській міській раді (додається).

2. Контроль за виконанням цього рішення покласти на заступника міського голови – керуючого справами виконавчого комітету міської ради
Чечетову-Терашвілі Т.М.

Міський голова Г.А. Кернес

Т.М. Чечетова-Терашвілі

О.В. Хохлов

Рогов 760 72 80 В.В. Коваленко