---

РІШЕННЯ

Від 10.02.2016 № 44

Про затвердження Порядку з організації роботи з електронними петиціями у Харківській міській раді

З метою розширення можливостей реалізації права громадян на звернення із застосуванням ефективних новітніх методів та забезпечення впровадження механізму реалізації права громадян на звернення у формі електронних петицій, на підставі Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про звернення громадян» щодо електронного звернення та електронної петиції», керуючись ст. 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Харківської міської ради

ВИРІШИВ;

1. Затвердити Порядок з організації роботи з електронними петиціями у Харківській міській раді (додається).

2. Контроль за виконанням цього рішення покласти на заступника міського голови - керуючого справами виконавчого комітету міської ради Чечетову-Терашвілі Т.М.

Міський голова Г.А. Кернес

Додаток

до рішення виконавчого комітету Харківської міської ради

від 10.02.2016 № 26

ПОРЯДОК

з організації роботи з електронними петиціями

у Харківській міській раді

1. Загальні положення

1.1. Порядок з організації роботи з електронними петиціями у Харківській міській раді (далі - Порядок) визначає єдину систему обліку, реєстрації, розгляду електронних петицій.

1.2. Цей Порядок розроблено відповідно до Закону України «Про звернення громадян».

1.3. Діловодство щодо розгляду електронних петицій у Харківській міській раді ведеться окремо від інших видів діловодства та покладається на відділ з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради.

1.4. Електронні петиції, які протягом трьох місяців набрали 5000 підписів на свою підтримку та відповідають встановленим вимогам, підлягають обов'язковому прийняттю та розгляду відповідно до процедури, встановленої цим Порядком.

2. Створення та первинна обробка електронної петиції

2.1. Для створення електронної петиції до Харківської міської ради її автор (ініціатор) заповнює спеціальну форму на офіційному сайті Харківської міської ради, міського голови, виконавчого комітету (далі - Офіційний сайт) та розміщує текст електронної петиції, в якій має бути викладено суть звернення, зазначено прізвище, ім'я, по батькові автора (ініціатора) електронної петиції, адресу електронної пошти.

2.2. Електронна петиція, яка містить заклики до повалення конституційного ладу, порушення територіальної цілісності України, пропаганду війни, насильства, жорстокості, розпалювання міжетнічної, расової, релігійної ворожнечі, заклики до вчинення терористичних актів, посягання на права і свободи людини, на Офіційному сайті не оприлюднюється, про що Департамент у справах інформації та зв'язків з громадськістю Харківської міської ради повідомляє автора (ініціатора) петиції протягом двох робочих днів з дня її надсилання.

2.3. Якщо в електронній петиції порушені питання, які не віднесені до повноважень Харківської міської ради та її виконавчих органів, така петиція на Офіційному сайті не оприлюднюється, про що Департамент у справах інформації та зв'язків з громадськістю Харківської міської ради повідомляє автора (ініціатора) петиції протягом двох робочих днів із дня її надсилання.

2.4. Відповідальність за зміст електронної петиції несе її автор (ініціатор).

2.5. Департамент у справах інформації та зв'язків з громадськістю Харківської міської ради здійснює щоденний моніторинг розміщення електронних петицій на Офіційному сайті.

2.6. У разі виникнення сумнівів стосовно відповідності тексту електронної петиції вимогам ст. 231 Закону України «Про звернення громадян» або щодо наявності (відсутності) повноважень Харківської міської ради та її виконавчих органів у розгляді петиції Департамент у справах інформації та зв'язків з громадськістю Харківської міської ради направляє текст електронної петиції до Юридичного департаменту Харківської міської ради для перевірки її на предмет відповідності чинному законодавству.

2.7. Юридичний департамент Харківської міської ради не пізніше наступного робочого дня після отримання електронної петиції складає відповідний правовий висновок та направляє його до Департаменту у справах інформації та зв'язків з громадськістю Харківської міської ради.

2.8. У разі отримання правового висновку Юридичного департаменту Харківської міської ради про невідповідність електронної петиції чинному законодавству така петиція не оприлюднюється, про що Департамент у справах інформації та зв'язків з громадськістю Харківської міської ради повідомляє автора (ініціатора) петиції не пізніше двох робочих днів із дня її надсилання.

3. Оприлюднення електронної петиції на Офіційному сайті

3.1. Електронна петиція оприлюднюється на Офіційному сайті Департаментом у справах інформації та зв'язків з громадськістю Харківської міської ради протягом двох робочих днів із дня надсилання її автором (ініціатором) з обов'язковим зазначенням дати початку збору підписів на її підтримку.

3.2. Дата оприлюднення електронної петиції на Офіційному сайті є датою початку збору підписів на її підтримку.

3.3. Департаментом у справах інформації та зв'язків з громадськістю Харківської міської ради забезпечується розміщення на Офіційному сайті інформації щодо загальної кількості та переліку осіб, які підписали електронну петицію.

3.4. Департамент у справах інформації та зв'язків з громадськістю Харківської міської ради постійно здійснює моніторинг збору підписів на підтримку розміщених на Офіційному сайті електронних петицій.

4. Розміщення на Офіційному сайті інформації про початок розгляду електронної петиції та передача її на реєстрацію

4.1. Після набрання необхідної кількості підписів на підтримку електронної петиції, яка оприлюднена на Офіційному сайті, Департамент у справах інформації та зв'язків з громадськістю Харківської міської ради не пізніше як через три робочих дні розміщує на Офіційному сайті інформацію про початок розгляду петиції.

4.2. У разі отримання електронної петиції, збір підписів на підтримку якої здійснювався через веб-сайт громадського об'єднання і яка протягом трьох місяців набрала 5000 підписів на свою підтримку, Департамент у справах інформації та зв'язків з громадськістю Харківської міської ради не пізніше як через два робочих дні після отримання такої петиції розміщує на Офіційному сайті інформацію про початок її розгляду.

4.2.1. Електронна петиція, яка надійшла від громадського об'єднання, повинна містити інформацію про дату початку збору підписів, дату направлення електронної петиції, загальну кількість та перелік осіб, які підписали електронну петицію (чи посилання на джерело такої інформації в мережі Інтернет), строк збору підписів, назву та адресу електронної пошти громадського об'єднання.

4.3. Після розміщення на Офіційному сайті інформації про початок розгляду електронної петиції Департамент у справах інформації та зв'язків з громадськістю Харківської міської ради протягом робочого дня передає електронну петицію в друкованому вигляді до відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради для реєстрації.

4.4. Якщо електронна петиція у тримісячний строк не набрала 5000 підписів на свою підтримку, Департамент у справах інформації та зв'язків з громадськістю Харківської міської ради не пізніше наступного робочого дня після закінчення встановленого строку збору підписів передає цю петицію в друкованому вигляді до відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради для реєстрації як звернення громадян у порядку, визначеному Законом України «Про звернення громадян», про що інформує автора (ініціатора) петиції.

5. Реєстрація електронних петицій

5.1. Електронні петиції реєструються у відділі з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради в окремій картотеці для реєстрації електронних петицій автоматизованої системи документообігу «Док. Проф. 2.0».

5.2. Під час реєстрації на електронній петиції у правому верхньому куті першого аркуша проставляється штамп «Електронна петиція/Електронная петиция».

5.3. Реєстрація електронної петиції здійснюється шляхом заповнення реєстраційно-контрольної картки в автоматизованій системі документообігу «Док. Проф. 2.0», друкування реєстраційного індексу на електронній петиції, сканування її та прикріплення сканованого примірника до реєстраційно-контрольної картки електронної петиції.

5.3.1. Реєстраційний індекс наноситься за допомогою штрих-кода у правій нижній частині поля першого аркуша електронної петиції на вільному від тексту місці.

5.3.2. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища автора (ініціатора) електронної петиції, позначки «електронна петиція», порядкового номера, номера журналу для реєстрації електронної петиції та року надходження.

Наприклад: К-ЕП-1/86-15 від 15.12.2015, де К - початкова літера прізвища автора (ініціатора) звернення, ЕП - показник належності електронної петиції, 1 - порядковий номер реєстрації електронної петиції, 86 - номер картотеки для реєстрації, 15 - рік надходження (2015 рік).

5.4. Електронна петиція, яка не набрала необхідної кількості підписів у встановлений строк, реєструється як звернення громадян у відділі з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради в день її надходження.

5.4.1. Під час реєстрації звернень, зазначених у п. 5.4 Порядку, в реєстраційному індексі замість показника району вказується показник «13», що позначає електронну петицію, яка не набрала необхідної кількості підписів у встановлений строк.

Наприклад: К-13-47784/1-15, де К - початкова літера прізвища заявника, 13 - показник електронної петиції, яка не набрала необхідної кількості підписів у встановлений строк, 47784 - порядковий номер реєстраційної картки на звернення громадянина, 1 - номер картотеки для реєстрації звернень громадян, 15 - рік надходження.

6. Подання електронних петицій на розгляд міському голові

6.1. Після реєстрації електронна петиція того ж дня подається відділом з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради через Службу помічників Харківської міської ради на розгляд міському голові.

6.2. Міський голова надає доручення щодо розгляду електронної петиції.

7. Передача електронних петицій на виконання

7.1. Служба помічників Харківської міської ради після визначення міським головою виконавців з розгляду електронної петиції повертає петицію з дорученням до відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради не пізніше наступного робочого дня.

7.2. Працівники відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради протягом поточного робочого дня забезпечують сканування, внесення змісту доручень до реєстраційно-контрол.ьної картки, копіювання і передачу оригінала та копій електронної петиції з дорученням виконавцям.

7.3. Під час внесення змісту доручень до реєстраційно-контрольної картки на бланку наданого доручення проставляється штамп «КОНТРОЛЬ» та визначається термін розгляду наданого доручення.

8. Контроль за розглядом електронних петицій

8.1. Для забезпечення своєчасного виконання доручень міського голови щодо розгляду електронних петицій працівники відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради зобов'язані:

8.1.1. Направляти нагадування на паперових носіях відповідальним виконавцям не пізніше ніж за три робочі дні до закінчення терміну розгляду електронної петиції.

8.1.2. Особисто інформувати відповідального виконавця та керівництво Департаменту діловодства Харківської міської ради не пізніше ніж за два робочі дні до закінчення терміну розгляду електронної петиції.

8.2. Персональну відповідальність за своєчасне, якісне та повне виконання доручень міського голови щодо розгляду електронних петицій несуть керівники виконавчих органів Харківської міської ради та виконавці згідно з чинним законодавством.

9. Розгляд електронної петиції безпосереднім виконавцем

9.1. Виконавець (відповідальний виконавець) здійснює розгляд електронної петиції в строки, зазначені у дорученні.

9.2. У разі потреби для розгляду запрошується автор (ініціатор) електронної петиції, залучаються інші виконавчі органи Харківської міської ради.

9.3. Виконавець здійснює підготовку проекту відповіді на електронну петицію про результати розгляду порушених у ній питань із відповідним обгрунтуванням.

9.3.1. Якщо в електронній петиції також порушені питання, які не віднесені до повноважень Харківської міської ради та її виконавчих органів, виконавець одночасно готує проекти звернень до органів чи посадових осіб, до сфери компетенції яких належить вирішення цих питань.

9.4. Виконавець (відповідальний виконавець) не пізніше строків, зазначених у дорученні міського голови щодо розгляду електронної петиції, направляє через відділ з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради до Служби помічників Харківської міської ради проект відповіді на електронну петицію на підпис міському голові.

9.5. Після підписання міським головою відповіді на електронну петицію Служба помічників Харківської міської ради передає її до відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради для реєстрації та направлення автору (ініціатору) петиції.

10. Надання відповіді автору (ініціатору) електронної петиції або громадському об'єднанню

10.1. Працівники відділу з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради:

10.1.1. Здійснюють реєстрацію відповіді автору (ініціатору) електронної петиції.

10.1.2. Реєстраційний індекс відповіді на електронну петицію складається із реєстраційного індексу електронної петиції та номера справи за номенклатурою справ, до якої підшиваються електронна петиція та документи щодо її розгляду.

Наприклад: К-ЕП-1/86-15.08-87 від 15.12.2015, де К - початкова літера прізвища автора (ініціатора) звернення, ЕП - показник належності електронної петиції, 1 - порядковий номер реєстрації електронної петиції, 86 - номер картотеки для реєстрації, 15 - рік надходження (2015 рік), 08-87 - номер справи за номенклатурою.

10.1.3. Направляють відповідь на адресу електронної пошти автора (ініціатора) електронної петиції або громадського об'єднання.

10.1.4. Надають копію відповіді Департаменту у справах інформації та зв'язків з громадськістю Харківської міської ради для її оприлюднення на Офіційному сайті.

10.2. Департамент у справах інформації та зв'язків з громадськістю Харківської міської ради не пізніше наступного робочого дня після закінчення розгляду електронної петиції оприлюднює відповідь на електронну петицію на Офіційному сайті.

11. Облік і формування справ

11.1. Відділ з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради формує у справи електронні петиції разом із копіями відповідей та пакетами документів щодо їх розгляду і вирішення.

11.2. Документи розміщуються у справах в алфавітному порядку. Електронна петиція з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становить у справі самостійну групу і вміщується у м'яку обкладинку.

11.3. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність.

12. Зберігання електронних петицій

12.1. Відділ з питань звернень громадян Департаменту діловодства Харківської міської ради зберігає електронні петиції для надання довідок, інформації тощо.

12.2. Електронні петиції, а також інформація про кількість підписів, одержаних на підтримку електронних петицій, та строки їх збору зберігаються три роки з дня оприлюднення петицій.

Директор

Департаменту діловодства О.В. Хохлов

Заступник міського голови -

керуючий справами

виконавчого комітету міської ради Т.М. Чечетова-Терашвілі