УКРАЇНА
ХАРКІВСЬКА МІСЬКА РАДА
ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
РІШЕННЯ
Від 02.04.2003 № 309
Про регламент виконавчих органів Харківської міської ради XXIV скликання
Керуючись ст. ст. 52, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Харківської міської ради
ВИРІШИВ:
1. Регламент виконавчих органів Харківської міської ради XXVI скликання затвердити (додається).
2. Заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальникам головних управлінь, керівникам головних управлінь, управлінь, відділів, комітетів та служб, усім посадовим особам виконавчих органів міської ради в повсякденній роботі неухильно дотримуватись положень регламенту виконавчих органів Харківської міської ради XXIV скликання.
3. Вважати такими, що втратили чинність рішення виконкому міської ради від 24.07.2002 р. № 792 «Про регламент виконавчих органів Харківської міської ради XXIV скликання», рішення виконкому міської ради від 23.10.2002 р. № 1009 «Про внесення змін та доповнень до регламенту виконавчих органів Харківської міської ради XXIV скликання, затвердженого рішенням виконавчого комітету міської ради від 24.07.2002р. № 792», рішення виконкому міської ради від 24.07.2002 р. № 793 «Про затвердження Положення «Про роботу з кадрами у виконавчих органах міської ради».
4. Організаційному відділу міської ради довести дане рішення до всіх посадових осіб виконавчих органів міської ради, голів районних у місті рад.
5. Контроль за виконанням даного рішення покласти на заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради Нечипоренка О.С.
Міський голова В. Шумілкін
«ЗАТВЕРДЖЕНО»
рішенням виконавчого комітету
від 02.04.2003 № 309
РЕГЛАМЕНТ
виконавчих органів Харківської міської ради XXIV скликання
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Регламент виконавчих органів Харківської міської ради (далі регламент) розроблено на основі Конституції України, чинного законодавства, який, відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та інших законодавчих актів України регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчих органів Харківської міської ради, визначає механізм підпорядкованості головних управлінь, управлінь, відділів та інших виконавчих органів Харківської міської ради по реалізації власних та делегованих органами виконавчої влади повноважень, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконавчих органів Харківської міської ради.
1.2. Порядок роботи й повноваження виконавчих органів міської ради визначаються Положенням про відповідний виконавчий орган, затвердженим рішенням міської ради.
1.3. Регламент виконавчих органів Харківської міської ради затверджується рішенням виконавчого комітету. У такому ж порядку приймається рішення про внесення змін і доповнень до регламенту.
У випадках прийняття законодавчих актів, що приводять до виникнення розходжень окремих положень даного регламенту з чинним законодавством, на черговому засіданні виконавчого комітету повинні бути внесені відповідні зміни та доповнення до регламенту.
1.4. Розгляд питань у виконавчих органах Харківської міської ради, що належать до їх повноважень проводиться міським головою, виконкомом міської ради, секретарем ради, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами виконкому міської ради, головними управліннями, управліннями, відділами та підрозділами виконавчих органів Харківської міської ради, утвореними згідно з рішенням сесії міської ради.
2. ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ ВИКОНАВЧИХ ОРГАНІВ ХАРКІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
2.1. Перспективне й поточне планування роботи виконавчих органів Харківської міської ради є одним з основних інструментів організаційного забезпечення виконавчими органами міської ради реалізації завдань економічного та соціального розвитку міста.
2.2. Робота виконавчих органів міської ради - головних управлінь, управлінь, відділів, комітетів, служб - проводиться за перспективними (річними) та поточними (квартальними або місячними) планами роботи.
2.3. У перспективний (річний) план роботи виконавчих органів міської ради на рік вносяться такі основні розділи:
- основні напрямки роботи;
- організаційна робота (питання, які виносяться на розгляд сесії, постійних комісій і виконкому міської ради в плановому порядку, а також в плані контролю, питання які виносяться на апаратні наради з керівниками головних управлінь, головами районних у місті рад, відділів та служб, конференції, семінари та інші загальноміські заходи тощо);
- робота по розробці та виконанню загальноміських програм;
- загальноміські заходи;
- робота з кадрами;
- робота у виконавчих органах міської ради;
- фінансово-економічна діяльність;
- охорона праці;
- робота по матеріально-технічному забезпеченню;
- інші питання діяльності виконавчих органів ради.
Плани роботи розробляються на основі доручень та пропозицій міського голови, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради, членів виконавчого комітету, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, начальників головних управлінь, управлінь, голів районних у місті рад. Пропозиції повинні містити відповідні обгрунтування.
2.4. Формування планів роботи здійснює організаційний відділ міської ради.
2.5. Порядок підготовки та затвердження перспективного (річного) плану роботи виконавчих органів міської ради:
- плани роботи виконавчих органів міської ради надаються в організаційний відділ міської ради не пізніше ніж за 25 днів до початку року;
- організаційний відділ узагальнює плани робіт виконавчих органів міської ради, готує проект плану роботи виконкому міської ради та не пізніше ніж за 20 днів до кінця року, вносить його на узгодження міському голові, секретарю ради, першому заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради,
заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальникам головних управлінь, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами виконкому міської ради;
- після доопрацювання проекту плану з урахуванням можливих зауважень організаційний відділ готує проект рішення виконавчого комітету міської ради про затвердження плану роботи та вносить його на останнє засідання виконкому в попередньому плановому періоді.
2.6. Квартальні або місячні (поточні) плани виконавчих органів міської ради розробляються з урахуванням особистих планів роботи їх працівників та затверджуються керівниками відповідних виконавчих органів міської ради не пізніше ніж за тиждень до початку періоду що планується.
Квартальні або місячні (поточні) плани надаються головними управліннями до 25 числа кожного попереднього місяця, який передує плановому періоду, в організаційний відділ, який формує зведений план роботи виконкому на місяць або квартал і не пізніше ніж за два дні до початку планового періоду направляє його міському голові, секретарю ради, першому заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами виконкому міської ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальникам головних управлінь, начальникам головних управлінь, контрольній інспекції, постійним комісіям міської ради, головам районних у місті рад, прес-службі.
2.7. Загальний контроль над виконанням перспективного плану роботи здійснює заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючий справами виконкому.
2.8. Додаткові (позапланові) питання включаються до затвердженого плану роботи за рішенням міського голови. ,
Виключення із плану роботи здійснюється за дозволом міського голови на підставі службової записки першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, начальників головних управлінь.
3. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ Й ПРОВЕДЕННЯ ЗАСІДАНЬ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ МІСЬКОЇ РАДИ
3.1. Скликання засідань виконавчого комітету міської ради здійснюється міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.
Засідання виконавчого комітету проводяться кожну першу та третю середу місяця о 14 годині. У випадку необхідності може бути скликано позачергове засідання виконавчого комітету. Засідання, правомочні у разі присутності більше половини загального складу виконавчого комітету.
Кожної п'ятниці, що передує засіданню міськвиконкому, о 9 годині, на нараді у міського голови із заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, начальниками головних управлінь, управлінь («малому виконкомі») проводиться попередній розгляд матеріалів, що готуються до розгляду на засіданні виконавчого комітету.
На підставі наданих матеріалів організаційний відділ формує проект порядку денного засідання виконавчого комітету та подає його для розгляду міському голові, секретарю ради, першому заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами виконкому міської ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальникам головних управлінь, начальникам головних управлінь, начальнику юридичного управління.
3.2. Загальна підготовка засідань виконавчого комітету покладається на заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради.
3.3. Питання на розгляд виконавчого комітету вносяться міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами виконкому міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, начальниками головних управлінь (із питань, що відносяться, до їх компетенції), членами виконавчого комітету, постійними комісіями міськради, виконавчими комітетами районних у місті рад.
3.4. Перелік основних питань, що плануються до розгляду на засіданнях міськвиконкому в наступному році, у жовтні місяці поточного року направляється організаційним відділом у відповідні головні управління.
При виникненні необхідності розгляду на засіданні виконкому позапланового питання воно виноситься за місяць до засідання. Порядок підготовки матеріалів такий само як і для планового.
Термінове питання може вноситися на засідання міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами виконкому міської ради, членами виконавчого комітету, постійними комісіями міськради, виконавчими комітетами районних у місті рад, при цьому матеріали повинні бути підготовленими не пізніше ніж за два дні до засідання.
3.5. За місяць до дня засідання виконавчого комітету головним управлінням, питання якого буде розглядатися, розробляється робочий план підготовки засідання, яким обумовлюється склад комісії з підготовки питання, терміни підготовки необхідних матеріалів та їх надання у відповідні підрозділи виконавчих органів.
3.6. Підготовка питань на засідання виконавчого комітету здійснюється членами виконавчого комітету, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, керівниками головних управлінь, управлінь, відділів, комітетів та служб. До підготовки питань можуть залучатися фахівці підприємств, установ та організацій, експерти, представники громадських організацій, політичних партій, рухів.
Довідки, проекти рішень з основних питань, що готуються до розгляду на черговому засіданні виконкому, надаються відповідними головними управліннями в організаційний відділ у 20 примірниках, не пізніше ніж за 7 днів до дня засідання.
3.7. Члени виконавчого комітету не пізніше ніж за два дні до засідання, повинні бути ознайомлені організаційним відділом із порядком денним і матеріалами з усіх основних питань, що вносяться на розгляд.
3.8. Порядок денний засідання виконавчого комітету направляється організаційному відділу апарату міської ради для ознайомлення постійних комісій міської ради, а також за 5 днів до засідання виконкому, до прокуратури міста.
3.9. Склад учасників розгляду питання на засіданні виконкому визначається керівником підрозділу, що готував питання, та узгоджується з міським головою.
Списки запрошених із зазначенням прізвища, ім'я та по батькові, посади, підписані заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками відповідних головних управлінь, начальниками головних управлінь передаються до організаційного відділу міської ради одночасно з іншими матеріалами.
3.10. Сповіщення про час засідання виконавчого комітету проводять:
- членів виконавчого комітету, прокурора міста, працівників виконавчих органів міської ради - організаційний відділ міської ради;
- запрошених осіб - керівники підрозділів, які готували питання до розгляду.
3.11. Реєстрацію учасників, забезпечення порядку проведення засідання, стенографування та протоколювання здійснює організаційний відділ міської ради.
3.12. Засідання виконавчого комітету веде міський голова, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», перший заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.
3.13. Порядок денний і порядок розгляду питань, включених до порядку денного, затверджується виконкомом на початку засідання.
Як правило, питання відзначення нагородами розглядаються на початку засідання виконавчого комітету, поточні - після обговорення основних питань.
3.14. Для доповіді з основного питання на засіданні виконавчого комітету надається не більше 15 хвилин, співдоповіді - 10 хвилин, виступів у дебатах - 5 хвилин, довідок - 3 хвилини.
3.15. Члени виконавчого комітету на засіданні мають право:
- вимагати від доповідачів і запрошених роз'яснень щодо питань, які розглядаються;
- брати участь в обговоренні всіх питань;
- пропонувати прийняття проектів рішень, змін та доповнень до них або перенесення розгляду питання на наступне засідання,
- вносити пропозиції до проекту рішення. Запрошені на засідання мають право:
- приймати участь в обговоренні винесеного питання;
- давати довідки з питань, що розглядаються;
- задавати доповідачу питання.
3.16. Рішення виконавчого комітету міської ради приймаються на засіданнях більшістю від загального складу виконкому та підписуються міським головою, а у випадках, передбачених ст. 34 Статуту територіальної громади м. Харкова та цим Регламентом - першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.
3.17. Рішення, по яких у ході обговорення були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, протягом двох днів після засідання остаточно редагуються відповідними посадовими особами і через організаційний відділ міської ради подаються на підпис міському голові, а після підпису розмножуються підрозділом, який готував рішення.
Додатки до рішень підписуються заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами виконкому міської ради.
3.18. Рішення міськвиконкому протягом .семи днів після засідання направляються тим виконавчим органам міської ради, виконкомам районних у місті рад, яких вони стосуються, організаціям, підприємствам та установам, яким доручено їх виконання, а з планових питань - організаційному відділу апарату ради, прес-службі..
3.19. Відправлення рішень здійснюється організаційним відділом міської ради згідно з реєстром розсипки, підписаним посадовою особою виконавчого органу, що готував проект рішення.
3.20. Протокол засідання виконавчого комітету підписується міським головою, а у випадках, передбачених ст. 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради.
4. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
4.1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
4.1.1. Організація роботи з документами у виконавчих органах міської ради здійснюється відповідно до Примірюй інструкції з питань діловодства у виконавчих органах Харківської міської ради, що затверджується міським головою, та даним регламентом.
4.1.2. Документи з терміновим строком виконання, адресовані міському голові, після їх реєстрації негайно передаються начальником відділу по роботі зі зверненнями громадян міському голові для розгляду через його помічника, а у випадку відсутності - першому заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради або заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами виконкому міської ради відповідно до розподілу обов'язків.
4.1.3. Відповідальність за організацію виконання документів несуть заступники міського голови згідно до розподілу обов'язків, начальники головних управлінь, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, керівники підприємств комунальної власності.
4.2. ПІДГОТОВКА Й ВИДАННЯ РОЗПОРЯДЖЕНЬ МІСЬКОГО ГОЛОВИ
4.2.1. Розпорядження міського голови видаються міським головою.
4.2.2. Проекти розпоряджень міського голови готуються головними управліннями, управліннями, відділами та іншими виконавчими органами міської ради.
4.2.3. Усі проекти розпоряджень направляються до юридичного управління для отримання висновку відносно їх відповідності чинному законодавству. Проекти розпоряджень візуються керівником юридичного управління або за його окремим дорученням керівником юридичного підрозділу головного управління міської ради чи працівником юридичного управління згідно функціональних обов'язків. Обов'язкова наявність віз керівників заінтересованих виконавчих органів міської ради. Проекти розпоряджень, які суперечать чинному законодавству, (або п. 4.2.5. даного Регламенту) повертаються автору проекту із зазначенням мотивів повернення на доопрацювання.
4.2.4. При розробці проекту розпорядження виконавець повинен за допомогою Бази розпорядчих документів провести аналіз на предмет наявності будь яких невідповідностей та протиріч із виданими раніше по даному питанню. Якщо розпорядження, що готується, тягне за собою зміни або доповнення до інших розпоряджень, то ці зміни або доповнення включаються до проекту розпорядження, що готується, або подаються окремим актом одночасно з проектом.
4.2.5. Проекти розпоряджень у розпорядчій, частині повинні обов'язково містити пункти, що передбачають:
- конкретні завдання виконавцям із зазначенням остаточних термінів їх виконання і, при тривалих термінах виконання, із зазначенням попередніх контрольних строків;
- точні назви організацій - виконавців;
- доручення про контроль відповідним виконавцям із зазначенням строків надання попередньої інформації про хід виконання та .остаточної інформації для вирішення питання про зняття з контролю.
- доведення, у частині що стосується, до відома усіх зацікавлених підрозділів, організацій, установ, підприємств та посадових осіб (якщо це потребує - під розпис);
У випадку, якщо організація виконання розпорядження покладена одночасно на декількох виконавців, необхідно зазначати одного .- відповідального за організацію виконання розпорядження в цілому, а також відповідальних (виконавців) кожного із пунктів доручень, що містяться в розпорядженні.
4.2.6. Проект розпорядження вважається підготовленим після узгодження та візування першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами міськвиконкому, а також, відповідно до функціональних обов'язків, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, начальниками головних управлінь.
Подання проектів розпоряджень без попереднього розгляду юридичним управлінням не допускається.
4.2.7. При наявності розбіжностей до проекту розпорядження додаються письмові висновки з їх обґрунтуванням та пропозиції відповідних посадових осіб. Заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, якому підпорядкований підрозділ, розглядає висновки та приймає остаточне рішення відносно розбіжностей.
4.2.8. Проекти розпоряджень разом із реєстром розсипки, підписаним виконавцем, передаються на підпис міському голові.
Додатки до розпоряджень підписуються заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами виконкому міської ради.
Після підписання, розпорядження у дводенний термін організаційним відділом міської ради направляється виконавцям.
4.3. ПІДГОТОВКА ПРОЕКТІВ РІШЕНЬ ВИКОНКОМУ МІСЬКОЇ РАДИ
ПРИ ПІДГОТОВЦІ ПРОЕКТІВ РІШЕНЬ ПОТРІБНО ДОТРИМУВАННЯ ТАКИХ ПРАВИЛ:
4.3.1. Текст проекту рішення виконкому міської ради повинен бути гранично коротким, суть документа мусить бути викладена чітко і виключати можливість двоїстого тлумачення.
4.3.2. Проекти рішень у розпорядчій частині повинні обов'язково містити пункти, що передбачають:
- конкретні завдання виконавцям із зазначенням остаточних термінів їх виконання і, при тривалих термінах виконання, із зазначенням проміжних контрольних строків;
- точні назви організацій - виконавців;
- доручення про контроль відповідним виконавцям із зазначенням строків надання попередньої інформації про хід виконання та остаточної інформації для вирішення питання про знання з контролю.
- доведення, у частині що стосується, до відома усіх зацікавлених підрозділів, організацій, установ, підприємств та посадових осіб (якщо це потребує - під розпис);
У випадку, якщо організація виконання рішення покладена одночасно на декількох виконавців, необхідно зазначати одного - відповідального за організацію виконання рішення в цілому, а також відповідальних (виконавців) кожного із пунктів доручень, що містяться в рішенні.
4.3.3. При розробці проекту рішення виконавець повинен за допомогою Бази розпорядчих документів провести аналіз на предмет наявності будь яких невідповідностей та протиріч із виданими раніше по даному питанню. Якщо рішення, що приймається, виключає .дію рішення, раніше прийнятого з цього питання, воно повинно містити пункт про визнання попереднього рішення таким, що втратило чинність.
У випадку виконання раніше прийнятого рішення до проекту рішення, що приймається, вноситься пропозиція про зняття його з контролю.
4.3.4. Усі проекти рішень направляються до юридичного управління для отримання висновку відносно їх відповідності чинному законодавству.
Проекти рішень візуються керівником юридичного управління або за його окремим дорученням керівником юридичного підрозділу головного управління міської ради чи працівником юридичного управління згідно функціональних обов'язків. Обов'язкова наявність віз керівників заінтересованих виконавчих органів міської ради. Проекти рішень, які суперечать чинному законодавству, або п. 4.3.2. даного Регламенту повертаються автору проекту із зазначенням мотивів повернення на доопрацювання.
Подання проектів рішень для розгляду на засіданні міськвиконкому без попереднього розгляду юридичним управлінням або юридичним підрозділом головного управління міської ради, а також керівниками заінтересованих виконавчих органів міської ради не допускається.
Проекти рішень із зауваженнями юридичного управління або юридичного підрозділу головного управління міської ради виносяться на засідання виконавчого комітету після попереднього розгляду їх міським головою або його першим заступником з питань діяльності виконавчих органів ради.
Юридичне управління здійснює вибірковий контроль проектів рішень міськвиконкому, які завізовані керівниками юридичних підрозділів головних управлінь міської ради.
4.3.5. Проекти рішень із планових питань повинні обов'язково візуватися заступником міського голови з питань діяльності, виконавчих органів ради - керуючим справами міськвиконкому та завідуючим організаційним відділом.
4.3.6. Проекти рішень виконавчого комітету з необхідними візами, а також додатки до них (довідки, доповідні записки, заходи тощо), листи узгодження та розсипки не пізніше ніж за 7 днів до засідання у 20 примірниках передаються виконавцями до організаційного відділу міської ради.
4.3.7. При наявності розбіжностей одночасно з проектом рішення надаються письмові висновки, зауваження й пропозиції відповідних посадових осіб та організацій.
4.3.8. Після розгляду на нараді у міського голови («малому виконкомі») та внесення зауважень міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами - проекти рішень й відповідні матеріали доопрацьовуються виконавцями, які їх готували та не пізніше ніж за 3 дні до засідання виконавчого комітету передаються ними до організаційного відділу міської ради.
4.3.9. Якщо з будь-якого питання, що вноситься на засідання виконавчого комітету, матеріали в організаційний відділ до встановленого терміну не надійшли, це питання в порядок денний може бути включене лише за вказівкою міського голови.
4.3.10. Відправлення рішень здійснюється організаційним відділом міської ради згідно зі списками розсипки, наданими посадовими особами, що готували проекти рішень.
4.3.11. Протоколи засідань міськвиконкому та прийняті рішення протягом 7 днів організаційним відділом міської рада направляються до облдержадміністрації, міської ради, прокуратури міста.
4.4. ОРГАНІЗАЦІЯ ВИКОНАННЯ ТА КОНТРОЛЮ ЗА ВИКОНАННЯМ РОЗПОРЯДЧИХ ДОКУМЕНТІВ, ДОРУЧЕНЬ МІСЬКОГО ГОЛОВИ ТА КЕРІВНИКІВ ВИКОНАВЧИХ ОРГАНІВ МІСЬКОЇ РАДИ, СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ ТА ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН, ПІДПРИЄМСТВ, УСТАНОВ ТА ОРГАНІЗАЦІЙ
ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
4.4.1. Виконання документів органів виконавчої влади, рішень виконкому, розпоряджень міського голови, доручень міського голови, секретаря ради, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами міськвиконкому, по суті питань, покладається на посадових осіб, до компетенції яких входить вирішення поставлених у документах завдань.
4.4.2. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення повного та своєчасного їх виконання. Контроль за виконанням документів органів виконавчої влади, рішень виконкому, розпоряджень міського голови, доручень міського голови, секретаря ради, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів рад - керуючого справами виконкому, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, щодо службових документів і листів громадян, підприємств, установ та організацій по яких визначені строки та відповідальні за виконання, передбачає постійний моніторинг, отримання від виконавців відповідей, проміжної та підсумкової інформації та результатів моніторингу, інформування керівництва міської ради про хід їх реалізації.
Обов'язковому контролю піддягає виконання Законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, актів інших органів виконавчої влади вищого рівня, доручень Президента України й Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови обласної державної адміністрації, запитів і звернень народних депутатів України та депутатів міської ради.
Необхідність взяття на контроль документа, який надійшов до міської ради, визначає міській голова, перший заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради або заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючий справами виконкому міської ради.
4.4.3. Контроль за виконанням документів здійснюється на підставі планів, які розробляються виконавчими органами міської ради, відповідальними за контроль та затверджуються заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради - керуючим справами виконкому міської ради.
План контролю повинен містити:
- назву підрозділу, який здійснює контроль за виконанням документів або доручень;
- перелік форм і методів контролю (отримання і вивчення проміжної або підсумкової інформації виконавців, аналіз статистичних даних і звітності, здійснення контрольних перевірок ходу виконання, заслуховування на нарадах повідомлень посадових осіб тощо) із зазначенням строків їх проведення;
- строки підготовки узагальненої інформації про стан виконання документів та доручень.
4.4.4. Контроль за ходом виконання здійснюється відповідними виконавчими органами міської ради шляхом; -
- аналізу та узагальнення у визначені терміни письмової інформації виконавців про стан виконання в цілому або окремих установлених ними доручень;
- систематичного аналізу статистичних та оперативних даних, що характеризують стан їх виконання;
- періодичної комплексної або цільової перевірки організації та стану виконання завдань безпосередньо на місцях;
- розгляду роботи (заслуховування звіту) виконавців на нарадах у міського голови або на нарадах у його заступників (відповідно до функціональних обов'язків) із виконання встановлених доручень.
4.4.5. Аналітичні та інформаційні матеріали про стан виконання встановлених по документам доручень, підготовлені згідно з проміжними контрольними термінами, доповідаються виконавцями міському голові або його заступнику з питань діяльності виконавчих органів ради (відповідно до функціональних обов'язків). З матеріалів, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи повного виконання завдань міський голова або його заступник з питань діяльності виконавчих органів ради (відповідно до функціональних обов'язків) дає доручення відповідним виконавцям щодо вжиття додаткових заходів для усунення причин, що перешкоджають виконанню завдань.
4.4.6. Відповідальність за організацію й стан контролю за виконанням документів несуть заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, а також відповідно до функціональних обов'язків керівники виконавчих органів міської ради
4.4.7. Якщо контроль за виконанням документа покладено на декількох осіб або виконання документа доручено декільком виконавцям, то координація роботи по виконанню документа здійснюється особою, зазначеною у документі чи резолюції першою, у випадках коли документом або .резолюцією не обумовлено інше. Така особа вважається головним виконавцем документа, їй надається право уточнення завдання (доручення) чи резолюції, скликання співвиконавців, підписання відповідей, узагальнюючих матеріалів, звітів або інформація про виконання документа, що передаються міському голові або його заступникам з питань діяльності виконавчих органів ради.
4.4.8. Помічники заступників міського голови здійснюють поточний контроль за виконанням виконавчими органами міської ради, комунальними установами й організаціями документів з питань, що відносяться до компетенції заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (відповідно до функціональних обов'язків).
4.4.9. Контроль за виконанням документів і доручень відповідно до функціональних обов'язків здійснюють:
організаційний відділ міської ради - за повнотою та результативністю виконання завдань, визначених рішеннями виконкому міської ради, розпорядженнями міського голови (аналітичний контроль або моніторинг за виконанням розпорядчих документів, що перебувають на контролі);
відділ по роботі зі зверненнями громадян - за виконанням в зазначені строки звернень громадян, підприємств, установ та організацій, а також листів та організаційно-розпорядчих документів органів виконавчої влади вищого рівня;
помічники міського голови - за виконанням доручень міського голови, що перебувають на контролі у міського голови;
підрозділ, який підготував проект розпорядчого документа або доручення у разі, коли міським головою не визначений конкретно підрозділ, відповідальний за контроль.
4.4.11. Організаційний відділ міської ради, відділ по роботі зі зверненнями громадян міської ради разом із помічниками міського голови та помічниками заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, в межах своєї компетенції:
- регулярно з'ясовують з головними управліннями, управліннями, відділами та іншими виконавчими органами міської ради стан виконання документів;
- періодично аналізують і узагальнюють стан роботи з документами та організацію їх проходження і виконання в головних управліннях, управліннях, відділах та інших виконавчих органах міської ради, районних у місті радах, надають їм необхідну допомогу, інформують керівництво з цих питань, вносять пропозиції щодо покращення цієї роботи;
із залученням працівників інших підрозділів перевіряють стан організації контролю, виконавської дисципліни у виконавчих органах міської, районних у місті рад, надають їм необхідну допомогу, інформують керівництво з цих питань, вносять пропозиції щодо покращення цієї роботи.
РІШЕННЯ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ МІСЬКОЇ РАДИ ТА РОЗПОРЯДЖЕННЯ МІСЬКОГО ГОЛОВИ
4.4.12. Організація виконання рішень міськвиконкому та розпоряджень міського голови здійснюється заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, та іншими посадовими особами виконавчих органів
міської ради у відповідності до функціональних обов'язків, а також головами районних у місті рад.
Безпосередній виконавець доручення по рішенню міськвиконкому або розпорядженню міського голови забезпечує його виконання. Про хід та результати він інформує посадову особу, на яку відповідним документом покладена організація виконання даного рішення міськвиконкому або розпорядження міського голови в цілому та організаційний відділ міської ради.
Посадова особа, на яку відповідним документом покладена організація його виконання в цілому, готує підсумкову інформацію, доповідає міському голові про повноту його виконання і з резолюцією міського голови направляє до організаційного відділу міської ради для зняття з контролю.
4.4.13. Рішення виконавчого комітету міської ради вважається виконаним, якщо вирішені всі питання, поставлені в ньому по суті та підготовлена й надіслана на ім'я міського голови підсумкова інформація за підписом керівника, на якого покладена організація виконання рішення в цілому. Копія з візою міського голови направляється виконавцем до організаційного відділу міської ради для включення у зведену інформацію.
Розпорядження міського голови вважаються виконаними, якщо вирішені всі питання, поставлені в ньому по суті та підготовлена і направлена на ім'я міського голови повна інформація про виконання (довідка) за підписом посадової особи, на яку покладається організація його виконання в цілому.
4.4.14. На контроль беруться рішення виконавчого комітету міської ради та розпорядження міського голови, по яким зазначені конкретні строки виконання та конкретні виконавці доручень.
При цьому кожному виконавцю доручення (пункту) по прийнятим рішенням виконкому міської ради або виданим розпорядженням міського голови при розсипці документу відсилається за підписом завідуючого організаційним відділом контрольна картка (Додаток 1). Контрольна картка з заповненим звітом повинна бути повернута до організаційного відділу не пізніше ніж через два дні після закінчення строку виконання конкретного доручення.
4.4.15. Оперативний зв'язок із спеціалістом по контролю організаційного відділу міської ради здійснюють відповідальні за виконання розпорядчих документів у головних управліннях, управліннях, відділах та інших виконавчих органах міської ради, виконкомах районних у місті рад, призначені наказом керівника відповідного виконавчого органу.
4.4.16. Рішення виконавчого комітету міської ради знімається з контролю після відповідного рішення виконавчого комітету. Зведена інформація про виконані рішення виконавчого комітету міської ради готується на засідання міськвиконкому організаційним відділом міської ради один раз у півріччя.
4.4.17. Виконані розпорядження міського голови знімаються з контролю організаційним відділом міської ради після надання до нього повної інформації
про виконання за підписом посадової особи, на яку покладається організація його виконання в цілому та наявності відповідної резолюції міського голови, а в разі його відсутності - першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, або заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради - «До справи» або «Зняти з контролю».
4.4.18. Зняття з контролю рішення міськвиконкому або розпорядження міського голови або його пунктів не означає припинення його дії.
При несвоєчасному виконанні документу виконавець разом з інформацією представляє пояснення про причини порушення строків виконання.
4.4.19. Інформація про стан виконавської дисципліни у виконавчих органах міської ради щомісяця направляється заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами виконкому міської ради.
4.4.20. Хід виконання рішень виконкому та розпоряджень міського голови при необхідності розглядається на апаратних нарадах та заслуховується на засіданні виконкому міської ради.
СЛУЖБОВІ ДОКУМЕНТИ ТА ЗВЕРНЕННЯ ПІДПРИЄМСТВ, УСТАНОВ ТА ОРГАНІЗАЦІЙ
4.4.21. Кореспонденція, що надходить, проходить попередній розгляд та реєстрацію у відділі по роботі зі зверненнями громадян.
4.4.22. У ході попереднього розгляду визначаються документи, що направляються на розгляд міському голові, секретарю міської ради, першому заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами виконкому міської ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальникам головних управлінь.
4.4.23. Міському голові на розгляд передаються документи вищих органів, документи на його ім'я за підписами заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, керівників головних управлінь, управлінь, відділів комітетів та служб міської ради, голів районних у місті рад, а також документи, які містять інформацію з основних питань діяльності ради та її виконавчих органів, які обов'язково реєструються у відділі по роботі із зверненнями громадян міської ради.
4.4.24. Інші документи передаються на розгляд посадовим особам відповідно до розподілу обов'язків. Документи, адресовані безпосередньо заступникам
міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальникам головних управлінь, управлінь, керівникам відділів, інших виконавчих органів міської ради передаються за призначенням без реєстрації у відділі по роботі із зверненнями громадян міської ради, а реєструється та беруться на контроль у відповідних підрозділах.
4.4.25. Після попереднього розгляду документи реєструються шляхом введення інформації в комп'ютер.
4.4.26. Окрема категорія документів проходить через спецчастину. Порядок їх обліку й руху визначається відповідними нормативними актами.
4.4.27. Документи з резолюціями міського голови, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради у термін не більше трьох днів з моменту надходження у відділ по роботі зі зверненнями громадян направляються виконавцям і беруться на контроль для забезпечення їх виконання в зазначені в документі або резолюції строки.
4.4.28 Документи без установлених строків виконуються протягом місяця з дня їх реєстрації у відділі по роботі зі зверненнями громадян міської ради.
4.4.29. Відповідальність за своєчасне та правильне виконання документів несуть посадові особи, зазначені в резолюціях, а також безпосередні виконавці.
У випадках, коли зазначено декількох виконавців, відповідальною є особа, зазначена у резолюції першою.
Вона готує письмову відповідь на усі поставлені у зверненні питання. Інші виконавці приймають участь у підготовці відповіді в робочому порядку та надають свої відповіді особі, зазначеній у резолюції першою, не пізніше ніж за п'ять днів до указаного в резолюції терміну
4.4.30. Після виконання вимог резолюції виконавець доповідає про результати та подає на затвердження відповідні матеріали (проекти рішень, розпоряджень, планів заходів, доповідні записки, довідки, листи тощо), керівнику, який наклав резолюцію.
4.4.31. Виконані контрольні документи повертаються до відділу по роботі зі зверненнями громадян.
4.4.32. Відправлення рішень виконкому, розпоряджень міського голови та іншої вихідної кореспонденції виконавчих органів міської ради проводиться тільки через відділ по роботі зі зверненнями громадян.
4.4.33. Якщо документ з об'єктивних причин не може бути своєчасно виконаним, то не пізніше ніж за три дні до закінчення терміну виконання, виконавець повинен про це довести до відома особи, що наклала резолюцію, і має право просити продовження терміну виконання.
При отриманні такого дозволу виконавець передає до відділу по роботі зі зверненнями громадян відповідний документ для встановлення нового терміну контролю та обов'язково повідомляє про прийняте рішення організацію яка звернулась.
4.4.34. Вихідні документи реєструються в журналах відділу по роботі зі зверненнями громадян.
4.4.35. Кореспонденція здається до відділу по роботі зі зверненнями громадян (термінові документи здаються для відправлення в будь-який час робочого дня).
4.4.36. Розгляд звернень підприємств, установ та організацій вважається закінченим після того, коли питання вирішене по суті, а заявнику дана відповідь про результати, або подано роз'яснення щодо порядку вирішення.
4.4.37. Відділ по роботі із зверненнями громадян здійснює контроль за своєчасним і правильним розглядом усіх документів, що надходять, і проводить перевірки стану справ щодо їх вирішення у виконавчих органах міської ради, виконкомах районних у місті рад, на підприємствах, в установах та організаціях комунальної власності міста і надає необхідну практичну та методичну допомогу.
4.4.38. Службові документи знімаються з контролю після надання до відділу по роботі із зверненнями громадян довідки відповідно до резолюції або копії відповіді.
ДОРУЧЕННЯ МІСЬКОГО ГОЛОВИ ТА ПРОТОКОЛЬНІ ДОРУЧЕННЯ СЛУЖБОВИХ НАРАД
4.4.39. За підсумками робочих зустрічей, апаратних нарад складається й направляється виконавцям перелік доручень міського голови або протокольні доручення службових нарад.
У відповідності до рішень, прийнятих на нараді помічники міського голови у дводенний термін доопрацьовують протокол і направляють його виконавцям.
За підсумками робочих зустрічей виконавчий орган міської або районної у м. Харкові ради, який забезпечує їх підготовку, складає протокол зустрічі, доопрацьовує доручення і за підписом керівника передає помічникам міського голови.
Помічник міського голови підписує доручення у міського голови по робочим зустрічам, ставить його на контроль та розсилає виконавцям.
4.4.40. Виконавець організовує виконання доручення міського голови або протокольного доручення службової наради і за його результатами складає доповідну записку, інформацію на ім'я міського голови.
При несвоєчасному виконанні доручення міського голови або протокольного доручення службової наради виконавець разом з інформацією представляє пояснення про причини порушення строків виконання.
Дані про хід виконання доручень можуть бути одержані і шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки відповідного виконавчого органу міської ради.
4.4.41. Доручення міського голови та протокольні доручення службових нарад вважаються виконаними лише тоді, коли поставлені в них питання вирішені по суті.
Якщо при виконанні доручення міського голови або протокольного доручення службової наради відповідь підготовлена письмово, то окрему довідку про виконання контрольного документа можна не складати, при цьому підставою для зняття з контролю цього документа є підписана відповідь.
Якщо виконавець особисто доповів міському голові про результати виконання доручення міського голови або протокольного доручення службової наради, то за його згодою на документі робиться запис: «До справи» та ставиться дата зняття документу з контролю.
4.4.42. Контроль за виконанням доручень міського голови (у тому числі по робочим зустрічам) та протокольних доручень службових нарад із начальниками головних управлінь, управлінь, головами районних у місті рад, керівниками відділів та служб виконавчих органів міської ради здійснюється помічниками міського голови.
4.4.43. На контроль беруться прийняті протокольні доручення службової наради, доручення міського голови, в яких зазначені конкретні строки виконання та конкретні виконавці доручень.
5. ПОРЯДОК ПІДГОТОВКИ Й ПРОВЕДЕННЯ НАРАД У МІСЬКОГО ГОЛОВИ
5.1. Наради у міського голови проводяться:
- по понеділках о 15 годині з головами районних у місті рад таз заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь щодо питань реалізації оперативних (тижневих) планів роботи та координації діяльності апарату;
- по вівторках о 9 годині із заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, керівниками головних управлінь, управлінь, відділів, комітетів та служб міської ради, головами районних у місті рад, керівниками міських служб відповідно до робочого плану.
5.2. Робочі плани проведення нарад у міського голови складаються його помічниками на підставі пропозицій міського голови, секретаря ради, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами, що подаються до 20 числа поточного місяця. Робочі плани не пізніше ніж за 3 дні до початку місяця, направляються керівникам відповідних підрозділів.
5.3. Посадові особи, що відповідають за підготовку питань на нараду, не пізніше ніж за день до наради подають міському голові:
- довідку по суті питання, наміченого до розгляду, із своїми пропозиціями, висновками тощо;
- список запрошених осіб;
- при необхідності, проект порядку розгляду питання.
5.4. Безпосередній контроль за виконанням доручень, що містяться в протоколі, здійснюють помічники міського голови.
6. ПІДГОТОВКА ТА ПРОВЕДЕННЯ ГРОМАДСЬКИХ СЛУХАНЬ
6.1. Громадські слухання проводяться з ініціативи членів територіальної громади (не менше 20), органів самоорганізації населення.
6.2 У пропозиціях про проведення громадських слухань повинні бути зазначені питання (проекти актів), що пропонуються для обговорення, посадові особи місцевого самоврядування, які повинні взяти участь у громадських слуханнях.
6.3 Пропозиції членів територіальної громади, органів самоорганізації населення про проведення громадських слухань направляються міському голові. За його дорученням відповідний виконавчий орган міської ради (згідно функціональних обов'язків) у десятиденний термін готує та дає на підпис міському голові проект розпорядження про їх проведення. Міський голова може відхилити пропозицію, мотивуючи при цьому своє рішення (у тому випадку, якщо вона підписана менше ніж 100 членами територіальної громади).
6.4. У розпорядженні повинні бути зазначені відомості про місце і час проведення громадських слухань, питання і пропозиції (проекти актів), що пропонуються до обговорення, склад посадових осіб, які будуть брати участь у громадських слуханнях, а також склад дорадчого комітету, відповідального за підготовку. Для участі в громадських слуханнях можуть запрошуватися фахівці, експерти з питань, що будуть розглядатися.
6.5. Розпорядження міського голови про проведення громадських слухань доводиться до відома відповідних посадових осіб та виконавчих органів міської ради, а також не пізніше ніж за 20 днів до їх проведення публікується в міських засобах масової інформації.
6.6. Громадські слухання веде міський голова, крім випадку, передбаченого ст.24 Статуту територіальної громади м. Харкова.
6.7. Під час проведення громадських слухань виконавчий орган, який їх готував, веде протокол, а за підсумками складає план реалізації пропозицій, внесених за результатами громадських слухань та готує проект відповідного розпорядження міського голови. У розпорядженні зазначаються заходи щодо реалізації пропозицій.
6.8. У 20 - денний термін після проведення громадських слухань план реалізації пропозицій, внесених за їх результатами, за підписом відповідного начальника головного управління та проект розпорядження передаються міському голові.
7. ПІДГОТОВКА Й ПРОВЕДЕННЯ НАРАД, СЕМІНАРІВ ТА ІНШИХ ЗАХОДІВ У ВИКОНАВЧОМУ КОМІТЕТІ ХАРКІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
7.1. Наради, семінари та інші заходи у виконавчому комітету Харківської міської ради проводяться у відповідності до планів роботи виконавчого комітету або за вказівкою міського голови, секретаря ради, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами міськвиконкому.
7.2. Розроблення планів проведення нарад, семінарів та інших заходів, визначення й узгодження часу та місця їх проведення (подання заявки на малу залу міськвиконкому або приміщення прес-служби) сповіщення учасників проводить підрозділ, що відповідає за підготовку заходу.
7.3. Підрозділ, що відповідає за підготовку заходу, готує протокол його проведення, узгоджує із зацікавленими виконавчими органами, підприємствами, організаціями та установами та передає на затвердження міському голові.
8. РОБОТА З КАДРАМИ У ВИКОНАВЧИХ ОРГАНАХ МІСЬКОЇ РАДИ
8.1. Робота з кадрами у виконавчих органах міської ради здійснюється у відповідності з Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», Кодексом законів про працю України, постановами Кабінету Міністрів «Про затвердження порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців», «Про затвердження типового порядку формування кадрового резерву в органах місцевого самоврядування», іншими нормативними документами.
8.2. Координацію цієї роботи та методичне керівництво здійснює відділ кадрів міської ради.
8.3. Прийом на роботу та звільнення з роботи.
8.3.1. Прийом посадових осіб на службу у виконавчі органи міської ради здійснюється на підставі Законів України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про місцеве самоврядування в Україні».
8.3.2. Призначення та звільнення посадових осіб, що працюють у виконавчих органах міської ради (крім секретаря міської ради, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь та заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради) здійснюється за розпорядженням міського голови.
8.3.3. 3аміщення вакантних посад по конкурсу здійснюється у відповідності з «Порядком проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців», затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 15.02.2002р. № 169.
8.3.4. Конкурси по заміщенню вакантних посад (крім тих, що затверджуються сесією міської ради) керівників виконавчих органів міської ради та їх заступників оголошуються міським головою на підставі службової записки начальника відповідного головного управління із зазначенням основних вимог до претендента, або керівника виконавчого органу міської ради, що не ввійшов до складу головних управлінь.
8.3.5. Конкурси по заміщенню інших вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування оголошуються наказом начальника відповідного головного управління.
8.3.6. Проведення конкурсів на посади, зазначені в п. 8.3.4. проводить міська конкурсна комісія по заміщенню вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування, на інші посади посадових осіб місцевого самоврядування - конкурсні комісії відповідних головних управлінь.
8.3.7. Після проведення конкурсу (протягом 2 днів) відділ кадрів відповідного головного управління надає до відділу кадрів міської ради протокол засідання конкурсної комісії та особову справу переможця конкурсу, проект розпорядження міського голови про призначення на посаду та присвоєння рангу посадової особи переможцю конкурсу, завізований начальником головного управління, начальником відділу кадрів та начальником юридичного підрозділу головного управління.
Після перевірки наданих документів відділ кадрів міської ради завізований проект розпорядження передає на підпис міському голові.
Підписане міським головою розпорядження з комплектом документів повертається до відділу кадрів головного управління для подальшого оформлення.
8.3.8. При звільненні з посади посадової особи місцевого самоврядування до відділу кадрів міської ради чи відділу кадрів відповідного головного управління надається особиста заява працівника, завізована безпосереднім керівником та начальником головного управління.
Відділ кадрів головного управління готує проект розпорядження міського голови і з відповідними візами передає його разом із заявою до відділу кадрів міської ради у термін, передбачений законодавством. Завізоване розпорядження передається на підпис міському голові. Підписане розпорядження повертається до відділу кадрів головного управління для подальшої роботи.
8.3.9. Переведення з підрозділу в підрозділ на рівнозначну або на нижчу посаду здійснюється за згодою працівника на підставі його заяви, завізованої безпосереднім керівником та начальником головного управління. До заяви додається службова записка начальника головного управління.
Завізовані міським головою документи разом з проектом розпорядження міського голови, завізованим начальником головного управління, начальником відділу кадрів та юридичного підрозділу головного управління за три дні до дати переведення, без урахування вихідних та святкових днів, передається до відділу кадрів міської ради.
Після їх перевірки та візування відділ кадрів міської ради передає проект розпорядження з іншими необхідними документами на підпис міському голові.
8.3.10. Прийом та звільнення інших працівників (обслуговуючий персонал) здійснюється у відповідності з діючим законодавством та Положеннями про головні управління й управління.
Призначеному на посаду працівнику видається службове посвідчення, яке вилучається при його звільненні.
8.4. Порядок стажування, роботи з резервом кадрів, присвоєння рангів.
8.4.1. Стажування осіб, які претендують на відповідну посаду посадової особи місцевого самоврядування, здійснюється у відповідності до порядку, визначеному «Положенням про порядок стажування у державних органах», затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 01.12.1994 року № 804 та роз'ясненням Головдержслужби України (лист від 10.10.2001р. № 42/5690).
8.4.2. 3арахування на стажування на посади керівників виконавчих органів міської ради та працівників виконавчих органів міської ради, що не ввійшли до складу головних управлінь, здійснюється розпорядженням міського голови за поданням начальника головного управління чи керівника виконавчого органу, що не ввійшов до складу головних управлінь, інших посадових осіб виконавчих органів міської ради - наказом начальника головного управління.
8.4.3. Робота з резервом кадрів здійснюється у відповідності з «Порядком формування кадрового резерву у виконавчих органах Харківської міської ради», затвердженим рішенням XXVII сесії Харківської міської ради XXIII скликання від 16.12.2001р.
8.4.4. Присвоєння рангів посадовим особам місцевого самоврядування здійснюється, у відповідності з Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування», розпорядженням міського голови за поданням керівника головного управління чи іншого виконавчого органу міської ради, що не ввійшов до складу головних управлінь.
Подання разом із погодженим у встановленому порядку проектом розпорядження надається до відділу кадрів міської ради, який візує його і передає на підпис міському голові. Підписане розпорядження повертається до відділу кадрів міської ради для подальшого оформлення.
8.4.5. Укладення, переукладення і продовження дії контрактів з керівниками підприємств, установ та організацій, що перебувають у комунальній власності територіальної громади міста здійснюється у порядку, що визначається розпорядженням міського голови.
9. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕННЯ ВІДРЯДЖЕНЬ І НАДАННЯ ВІДПУСТОК
9.1. Направлення у відрядження заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретаря міської ради, начальників головних управлінь та працівників виконавчих органів міської ради, що не ввійшли до складу головних управлінь, здійснює міський голова, а під час його відсутності - перший заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради або заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючий справами виконкому міської ради.
Інші працівники направляються у відрядження начальником відповідного головного управління чи управління згідно з підпорядкуванням. Направлення у відрядження оформляється відповідно розпорядженням міського голови чи наказом керівника.
В розпорядчому документі зазначається пункт призначення, найменування організації, до якої відряджається працівник, термін і цілі відрядження.
Підставою для відрядження є запрошення, виклик центральних органів виконавчої влади або доповідна записка керівника виконавчого органу міської ради, яка з резолюцією міського голови надається до відділу кадрів за три дні до дати відрядження.
Посвідчення про відрядження керівництва і працівників структурних підрозділів, які не входять в головні управління, оформляються відділом кадрів на підставі розпоряджень міського голови.
Посвідчення про відрядження підписуються міським головою, а в разі його відсутності - першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради або заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами виконкому міської ради і засвідчуються гербовою печаткою.
Після повернення з відрядження працівники звітують перед своїми безпосередніми керівниками про виконання завдання у письмовій або усній формі. На основі відповідних документів відділ бухгалтерського обліку в установленому порядку відшкодовує працівникам витрати, пов'язані з перебуванням у відрядженні.
9.2. Надання щорічних та додаткових відпусток здійснюється на підставі КЗпП України, Законів України «Про відпустки», «Про службу в органах місцевого самоврядування».
Чергові відпустки надаються згідно з графіками відпусток.
Графік відпусток працівників виконавчих органів міської ради, які не входять в головні управління, погоджується з профспілковим комітетом та затверджується міським головою.
Графіки відпусток працівників головних управлінь, затверджуються заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальником головного управління, начальником головного управління.
9.3. Відпустки заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, секретарю міської ради, начальникам головних управлінь та працівникам виконавчих органів міської ради, що не ввійшли до складу головних управлінь надає міський голова.
Відпустка оформляється на підставі заяви, завізованої безпосереднім керівником, яка не пізніше, як за 15 днів до її початку надається на ім'я міського голови. Заяви працівників виконавчих органів міської ради погоджує заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючий справами виконкому міської ради.
Відпустка оформляється розпорядженням міського голови.
Іншим працівникам відпустки надає начальник відповідного головного управління чи управління, згідно з підпорядкуванням, своїм наказом.
9.4. Контроль за дотриманням графіку відпусток та оформленням документів, пов'язаних з відпустками, здійснює відділ кадрів міської ради та відділи кадрів головних управлінь.
9.5. Питання про відпустки та відрядження керівників підприємств, установ та організацій, що знаходяться у комунальній власності територіальної громади міста, вирішують заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючий справами виконкому міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальники головних управлінь, начальники головних управлінь та управлінь, що мають статус юридичної особи, згідно з підпорядкуванням.
10. РОБОТА З НАГОРОДНИМИ ДОКУМЕНТАМИ
10.1. Нагородження Почесною грамотою міськвиконкому проводиться за поданням головних управлінь, управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, районних рад, підприємств, установ та організацій міста, командування розташованих в місті військових частин, керівників правоохоронних органів із зазначенням заслуг трудового колективу чи окремої особи рішенням виконкому міської ради.
10.2. Відзначення Почесною грамотою міськвиконкому здійснюється у відповідності з Положенням про Почесну грамоту міськвиконкому, затвердженим рішенням виконкому міської ради, та даним регламентом.
10.3. Подання про відзначення Почесною грамотою міськвиконкому вноситься на ім'я міського голови.
До подання додаються відомості про конкретні виробничі, наукові та інші досягнення трудових колективів підприємств, установ, організацій та окремих осіб.
10.4. Підписане міським головою подання разом з проектом рішення виконкому міської ради, завізованим начальником головного управління, начальником відділу кадрів, юридичним підрозділом головного управління та начальником відділу кадрів міської ради, не пізніше, як за 10 днів до проведення засідання виконкому міської ради, передається до організаційного відділу міської ради для включення в порядок денний засідання виконкому міської ради.
Якщо відзначення Почесною грамотою міськвиконкому ініціюють виконавчі органи міської ради, що не ввійшли до складу головних управлінь, вони готують проект рішення виконкому міської ради, візують його у відділі кадрів та юридичному управлінні міської ради і у зазначений вище термін надають в організаційний відділ міської ради.
Копія рішення про відзначення Почесною грамотою міськвиконкому після проведення засідання виконкому організаційним відділом передається до відділу кадрів міської ради, який вносить у бланки відповідний текст і передає їх на підпис міському голові.
Оформлені Почесні грамоти передаються відділом кадрів міської ради головному управлінню чи іншому виконавчому органу міської ради, який ініціював нагородження, для вручення. Відзначення Почесною грамотою може бути проведено повторно не раніше, як через три роки.
10.5. Облік і реєстрацію відзначених Почесною грамотою осіб здійснює відділ кадрів міської ради та відділи кадрів головних управлінь.
10.6. Відзначення Подякою міського голови здійснюється у відповідності з Положенням про Подяку міського голови, затвердженим розпорядженням міського голови та даним регламентом.
10.7. Подання про відзначення Подякою міського голови вноситься на ім'я міського голови.
До подання додаються відомості про конкретні виробничі, наукові та інші досягнення трудових колективів, підприємств, установ, організацій та окремих осіб.
10.8. Підписане міським головою подання разом з проектом розпорядження про оголошення Подяки міського голови, завізоване начальником головного управління, начальником відділу кадрів, юридичним підрозділом головного управління та відділом кадрів міської ради, передається міському голові на підпис не пізніше, як за 5 днів до дати вручення.
Відділ кадрів міської ради вносить у бланки відповідний текст і передає їх на підпис міському голові.
Оформлені Подяки передаються головному управлінню чи іншому виконавчому органу міської ради, який ініціював нагородження, для вручення.
Відзначення Подякою міського голови може бути проведено повторно, не раніше, як через два роки.
10.9. Облік і реєстрацію відзначених Подякою міського голови здійснює відділ кадрів міської ради та відділи кадрів головних управлінь.
11. ВЗАЄМОДІЯ ВИКОНАВЧИХ ОРГАНІВ МІСЬКОЇ РАДИ З ДЕПУТАТАМИ МІСЬКОЇ РАДИ
11.1. Порядок» взаємодії виконавчих органів міської ради з депутатами визначається регламентом Харківської міської ради XXIV скликання.
11.2. Виконавчі органи міської ради приймають необхідні заходи шодо реалізації депутатських запитів, пропозицій і зауважень депутатів на адресу виконавчого комітету, рекомендацій постійних комісій, сприяють депутатам у роботі по реалізації переліку робіт запланованих до виконання по пропозиціям виборців, вирішенню питань, які порушуються в їх зверненнях, забезпечують депутатів довідковими й методичними матеріалами, необхідними для роботи та звітів перед виборцями.
Виконавчі органи міської ради надають відповіді на питання, порушені у зверненнях депутатів міської ради у десятиденний строк, а у разі необхідності додаткового вивчення чи перевірки - не пізніше як у місячний строк з дня реєстрації їх у відповідних виконавчих органах.
11.3. Облік та узагальнення переліку робіт, запланованих до виконання по пропозиціям виборців, внесених депутатами міської ради для виконання в наступному році, здійснюють організаційний відділ міської ради та управління соціально-економічного розвитку, планування та обліку.
11.3.1. Організаційний відділ міської ради та управління соціально-економічного розвитку, планування та обліку разом з іншими підрозділами виконавчих органів та представниками підприємств, установ та організацій розробляють перелік робіт, запланованих до виконання по пропозиціям виборців,, реалізація яких відноситься до відання виконавчих органів міської ради, складають проект плану заходів на їх виконання, та подають його для попереднього розгляду міському голові, секретарю ради, першому заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальникам головних управлінь, заступнику міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючому справами міськвиконкому.
Після доопрацювання, пропозиції про прийняття переліку робіт, запланованих до виконання по пропозиціям виборців до виконання й проект плану заходів щодо їх виконання розглядаються виконавчим комітетом і вносяться па розгляд міської ради.
11.3.2. Заходи з виконання переліку робіт, запланованих до виконання по пропозиціям виборців, враховуються виконавчим комітетом при розробці планів економічного та соціального розвитку міста і при складанні міського бюджету.
11.3.3. Робота з виконання робіт, запланованих до виконання по пропозиціям виборців, організовується головними управліннями міської ради, виконкомами районних у місті рад при участі постійних комісій та депутатів міської ради.
11.3.4. Контроль за реалізацією планів заходів із виконання перелік) робіт, запланованих до виконання по пропозиціям виборців, здійснюють організаційний відділ міської ради,»управління соціально-економічного розвитку, планування та обліку, головне управління бюджету та фінансів.
Не менше одного разу на рік дане питання розглядається на засіданнях виконавчого комітету або нарадах у міського голови.
11.3.5. Головні управління щомісяця надають інформацію про хід виконання робіт, запланованих до виконання по пропозиціям виборців, до оргвідділу міської ради. Організаційний відділ міської ради узагальнює інформацію та надає міській раді.
12. ОРГАНІЗАЦІЯ ВЗАЄМОДІЇ ВИКОНАВЧИХ ОРГАНІВ МІСЬКОЇ РАДИ З ОРГАНАМИ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ, ПІДПРИЄМСТВАМИ, УСТАНОВАМИ ТА ОРГАНІЗАЦІЯМИ, РАЙОННИМИ У МІСТІ РАДАМИ
12.1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
12.1.1. Взаємодія виконавчих органів міської ради з центральними та місцевими органами виконавчої влади, районними у місті радами, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності здійснюється згідно з Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими нормативно-правовими актами України. Вона здійснюється міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами виконкому міської ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, начальниками головних управлінь, управліннями, відділами та іншими виконавчими органами міської ради, на відповідних рівнях згідно функціональних обов'язків, шляхом визначення завдань, погодження планів, програм і дій, обміну оперативною, управлінською інформацією, проведення спільних нарад та інших заходів.
12.1.2. Представляють інтереси виконкому міської ради у взаємовідносинах з центральними та місцевими органами виконавчої влади, районними у місті радами, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями міський голова, перший заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючий справами виконкому.
12.1.3. Порядок забезпечення виконавчими органами міської ради взаємодії з центральними та місцевими органами виконавчої влади, районними у місті радами, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями, визначається цим регламентом та положеннями про виконавчі органи.
12.2. ПОРЯДОК ЗДІЙСНЕННЯ ВЗАЄМОДІЇ ВИКОНАВЧИХ ОРГАНІВ МІСЬКОЇ РАДИ З ЦЕНТРАЛЬНИМИ ТА МІСЦЕВИМИ ОРГАНАМИ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ, РАЙОННИМИ У МІСТІ РАДАМИ, ПІДПРИЄМСТВАМИ, УСТАНОВАМИ ТА ОРГАНІЗАЦІЯМИ, РОЗТАШОВАНИМИ НА ТЕРИТОРІЇ МІСТА
12.2.1 Контроль за виконанням виконавчими органами міської ради делегованих повноважень органів виконавчої влади здійснюється в порядку, встановленому законодавством України.
12.2.2. Для підготовки інформації про здійснення виконавчими органами міської ради делегованих повноважень органів виконавчої влади, головні управління до 5 числа наступного за кварталом місяця надають до організаційного відділу міської ради дані про заплановані та виконані головними управліннями, управліннями, відділами та іншими виконавчими органами ради заходи на їх виконання, прийняті рішення виконкому та видані розпорядження міського голови, а також випадки їх опротестування прокурором та скасування, а також дані за встановленою формою.
12.2.3. Організаційний відділ міської ради щоквартально не пізніше 10 числа наступного за кварталом місяця готує та надсилає до обласної державної адміністрації (через організаційний відділ апарату) узагальнену письмову інформацію про виконання делегованих повноважень органів виконавчої влади виконкомом міської ради по кожній статті Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», а також дані за формою.
Додатково до організаційного відділу апарату обласної державної адміністрації надаються копії рішень виконавчого комітету міської ради й розпоряджень міського голови, прийнятих та виданих з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади.
12.2.4. Контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями комунальної власності Конституції та Законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади, обласної державної адміністрації, здійснюється виконавчими органами міської ради в межах наданих повноважень.
12.2.5. Обсяг і межі повноважень районних у місті рад, а також порядок здіснення контролю за виконанням делегованих їм повноважень визначаються рішеннями міської ради.
12.2.6. Відносини виконавчих органів міської ради з підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності будуються у відповідності з вимогами Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».
12.3. ПОРЯДОК ІНФОРМУВАННЯ ОРГАНІВ ВИКОНАВЧОЇ ВЛАДИ ТА НАСЕЛЕННЯ МІСТА ПРО НАЙВАЖЛИВІШІ ПОДІЇ, ЯВИЩА Й ТЕНДЕНЦІЇ СУСПІЛЬНО-ПОЛІТИЧНОГО, СОЦІАЛЬНО-ЕКОНОМІЧНОГО ТА КУЛЬТУРНОГО ЖИТТЯ МІСТА
12.3.1. Потреба в об'єктивній оцінці реальної ситуації в місті, створенні необхідних умов для здійснення управління нею, прийнятті міською радою та її виконавчим комітетом відповідних рішень, а також в оперативному інформуванні вищих органів виконавчої влади та територіальної громади міста Харкова забезпечується системою інформування.
12.3.2. Згідно з Указом Президента України „Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади» діє сайт Харківської міської ради в Інтернеті - www.city.kharkov.ua.
12.3.3. Згідно з Указом Президента України «Про додаткові заходи щодо забезпечення відкритості у діяльності органів державної влади» інформація про діяльність органів місцевого самоврядування, виконання програм, планів, чинних та скасованих нормативних актів, форм і зразків документів обов'язково розміщується на Веб-сторінці.
12.3.4. З метою чіткого, оперативного і об'єктивного висвітлення діяльності міської ради кожне головне управління, управління, відділ чи інший виконавчий орган міської ради призначає відповідальну посадову особу за зв'язки з прес-службою.
12.3.5. Інформація про діяльність виконавчих органів міської ради, виконання програм, планів, чинних та скасованих нормативних актів, форм і зразків документів надається засобам масової інформації.
12.3.6. Інформація про заплановані на наступний тиждень найважливіші події, явища та тенденції у суспільно-політичному, соціально-економічному та культурному житті міста передається головними управліннями, управліннями, відділами та іншими виконавчими органами міської ради до прес-служби міської ради щоп'ятниці до 16 години. Виконавчі органи міської ради готують прес-релізи чи іншу письмову інформацію як щодо цих подій, так і на випадок виникнення необхідності донести до населення міста актуальну інформацію.
12.3.7. Щодня до 16 години представник головного управління, управління, відділу та іншого виконавчого органу міської ради, який відповідає за зв'язок із прес-службою, інформує її про зміни у запланованих заходах чи про нові заходи.
12.3.8. Анонс найважливіших подій суспільно-політичного, соціально-економічного та культурного життя міста на наступний тиждень розміщується на Веб-сторінці міськради щоп'ятниці і постійно коригується. Інформація про заходи, що відбулися за участю міського голови, керівників міськради та її виконавчого комітету, а також підготовлені виконавчими органами міської ради, розміщується на Веб-сайті щоденно.
12.3.9. З метою інформування територіальної громади про діяльність міської ради та її виконавчого комітету, вдосконалення та прозорості роботи міської ради та її виконавчих органів видані міським головою розпорядження, що стосуються інтересів громади, доводяться до відома населення через засоби масової інформації і розміщуються на Інтернет-сайті. З актуальних питань суспільно-політичного, соціально-економічного та культурного життя міста та країни організовуються брифінги, прес-конференції, засідання «круглих столів», прямий телефонний зв'язок», виступи по телебаченню та на радіо у прямому ефірі чи в запису за участю міського голови, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради - керуючого справами виконкому міської ради, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, начальників головних управлінь, членів виконкому ради тощо.
12.3.10. Брифінги у прес-службі міської ради проводяться щовівторка о 12.00 та позачергово, у міру необхідності. Щомісячний план проведення брифінгів складається на підставі пропозицій виконавчих органів міської ради, які надаються ними до 20 числа кожного місяця в обов'язковому порядку. План затверджується міським головою. Головне управління, управління, відділ чи інший виконавчий орган міської ради готує на брифінг відповідну письмову інформацію (прес-реліз) і передає її за день до брифінгу електронною поштою чи на дискеті. План брифінгів та прес-конференцій регулярно та заздалегідь оприлюднюється, в тому числі з використанням засобів глобальної інформаційної мережі Інтернет.
12.3.11. «Прямий» телефонний зв'язок керівників виконавчих органів міської ради з населенням міста є однією із форм спілкування керівників виконавчих органів міської ради з населенням міста. Основна мета - своєчасне вирішення проблем мешканців міста, роз'яснення законодавства України та надання допомоги тим, хто її потребує.
«Прямий» телефонний зв'язок проводиться щомісячно, згідно з графіком на рік, який складається організаційним відділом міської ради до 15 січня поточного року та затверджується розпорядженням міського голови.
В проведенні «Прямого» телефонного зв'язку приймають участь заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальники головних управлінь, керівники головних управлінь, управлінь та відділів. Свої пропозиції по складанню графіка Головні управління надають до організаційного відділу міської ради за 20 днів до початку року. У пропозиціях вони вказують перелік осіб, які приймають участь та місяць проведення.
Не пізніше 10 днів до проведення «Прямого» телефонного зв'язку відповідне Головне управління складає план його підготовки, в якому вказує дату та час проведення, та передає до організаційного відділу міської ради.
За 7 днів до його проведення організаційний відділ міської ради готує та публікує в друкованих засобах масової інформації оголошення з зазначенням дати, часу, теми та переліку посадових осіб і номерів їх телефонів.
Не пізніше, як в тижневий строк після «Прямого» телефонного зв'язку виконавчий орган, який проводив цей захід, готує інформацію та план реалізації заходів по зверненням та запитанням, що надійшли в період проведення. План та інформацію він направляє в організаційний відділ міської ради для узагальнення та контролю над виконанням.
В разі, коли питання, що надійшли від заявників, потребують додаткового вивчення та письмової відповіді, відповідний виконавчий орган інформує про виконання додатково організаційний відділ листом в місячний термін.
За підсумками, до 15 січня наступного року організаційний відділ готує розпорядження міського голови про проведення «Прямого» телефонного зв'язку, у якому дається аналіз звернень та реагування на них виконавчих органів ради.
13. РОБОТА З ПРОПОЗИЦІЯМИ, ЗАЯВАМИ ТА СКАРГАМИ, ОРГАНІЗАЦІЯ ОСОБИСТОГО ПРИЙОМУ ГРОМАДЯН
13.1. Робота з пропозиціями, заявами та скаргами, організація особистого прийому громадян у виконавчих органах Харківської міської ради здійснюється у відповідності до Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 13.08.2002р. № 700 «Про додаткові заходи щодо забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення», іншими нормативними актами. Пропозиції, заяви, скарги громадян реєструються у відділі по роботі із зверненнями громадян.
13.2. Працівники відділу попередньо розглядають звернення громадян, що надійшли, та направляють їх для вирішення керівниками виконавчих органів міської ради, райвиконкомам та іншим органам відповідно до їх компетенції з установленням конкретних термінів надання інформації про прийняття заходів, або на розгляд міському голові.
Міському голові на розгляд передаються звернення депутатів, пропозиції та заяви Героїв Радянського Союзу, Героїв України, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, які обов'язково реєструються у відділі по роботі із зверненнями громадян міської ради.
13.3. Заяви та скарги громадян вирішуються в термін не більше одного місяця з дня надходження, а ті, що не потребують додаткового вивчення та перевірки, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцять днів від дня їх отримання.
У тих випадках, коли для вирішення звернення, яке надійшло, необхідний додатковий час, строки можуть бути продовжені міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами за клопотанням особи, яка розглядає заяву або скаргу, чи пропозицію, про що дана особа повідомляє заявника. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів. На обгрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду може бути скорочено від встановленого законом.
13.4. Особистий прийом громадян проводиться міським головою, секретарем ради, першим заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальниками головних управлінь, заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючим справами виконкому міської ради, начальниками головних управлінь відповідно до графіка прийому, затвердженого міським головою.
13.4.1. Запис на прийом громадян і роз'яснювальна робота з ними проводиться відділом по роботі зі зверненнями громадян з 9.00 до 18.00 годин щодня, крім загальних вихідних і святкових днів.
13.4.2. На кожного відвідувача, що записався на прийом, заводиться картка встановленого зразка.
13.4.3. Вирішення усних звернень громадян проводиться, як правило, під час прийому.
13.4.4. У випадку необхідності отримання додаткових даних керівник, який веде особистий прийом, дає доручення відповідальній посадовій особі про їх отримання та підготовку відповіді по суті заявнику.
13.4.5. Безпосередній контроль за виконанням доручень, даних під час прийому громадян, здійснюють помічники міського голови, заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - начальників головних управлінь, відповідальні працівники головних управлінь, управлінь, відділів, комітетів та служб, відділ по роботі із зверненнями громадян.
13.5. Розгляд звернень громадян вважається закінченим після того, коли питання вирішене по суті, а заявнику дана відповідь про результати, або подано роз'яснення щодо порядку вирішення.
13.6. Відділ по роботі із зверненнями громадян здійснює контроль за своєчасним і правильним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян і проводить перевірки стану справ щодо їх вирішення у виконавчих органах міської ради, виконкомах районних у місті рад, на підприємствах, в установах та організаціях комунальної власності міста і надає необхідну практичну та методичну допомогу.
14. ВИКОНАННЯ МАШИНОПИСНИХ РОБІТ, РОЗМНОЖУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ І СТЕНОГРАФУВАННЯ
14.1. Машинописні роботи у виконкомі виконуються в машинописному бюро, а також безпосередньо у відділах, управліннях, комітетах та службах, де обладнано відповідні робочі місця.
14.1.1. Дозвіл на проведення робіт у машинописному бюро дає завідуючий адміністративно-господарським відділом, у відділах, управліннях, комітетах та службах - відповідні керівники цих підрозділів.
14.1.2. Рукописні матеріали для друкування приймаються розбірливо написаними темним чорнилом, ретельно відредагованими та завізованими виконавцем.
14.2. Необхідність виготовлення копій і розмножування документів визначається посадовою особою та узгоджується з керівником адміністративно-господарського відділу.
14.2.1. Найменування розмножуваного документу та кількість виготовлених копій реєструється в журналі.
14.2.2. При великій потребі в розмножуванні документів пріоритет першочерговості виконання робіт визначають завідуючі адміністративно-господарським відділом та організаційним відділом.
14.3. Стенографуванням в обов'язковому порядку забезпечуються пленарні засідання сесій ради та засідання виконкому. Інші наради та засідання стенографуються за вказівкою заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради - керуючого справами виконкому міської ради.
15. ОРГАНІЗАЦІЯ ЧЕРГУВАНЬ У ВИКОНАВЧОМУ КОМІТЕТІ МІСЬКОЇ РАДИ
15.1. Чергування у виконавчому комітеті міської ради здійснюється цілодобово працівниками диспетчерсько-координаційної служби «005».
15.2. У вихідні та святкові дні, а також в особливих випадках, за вказівкою міського голови для координації роботи служб міста, а також міського господарства та оперативного вирішення питань призначаються відповідальні чергові з числа начальників головних управлінь, керівників відділів та управлінь.
Графік чергувань цих осіб складається організаційним відділом, підписується заступником міського голови з питань діяльності виконавчих органів - керуючим справами виконкому міської ради та затверджується міським головою.
15.3. Відповідальний черговий в день чергування повинен:
15.3.1. О 8.00 годині ранку з черговим служби «005» визначити порядок оперативного вирішення питань, які можуть виникнути під час чергування, систематично підтримувати зв'язок з диспетчерськими службами міста та підприємств міського господарства.
15.3.2. У разі виникнення надзвичайної або аварійної ситуації, відповідальний черговий негайно повідомляє міського голову, першого заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради або заступника міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради відповідно до функціональних обов'язків, та в подальшому діє за погодженими з ними заходами.
15.3.3. Координувати чітку взаємодію всіх підрозділів та спеціальних служб міста при ліквідації наслідків надзвичайних або аварійних ситуацій.
15.3.4. Контролювати оперативну передачу директивної, розпорядчої, облікової та інших видів інформації.
15.4. У разі виникнення надзвичайної або аварійної ситуації, з виїздом на місце визначити ступень наслідків (пошкоджень). У випадку аварії організувати виконання робіт по ліквідації її наслідків. Постійно інформувати керівництво міськвиконкому про хід усунення.
15.5. На час чергування відповідальний черговий забезпечується черговим автомобілем відповідного головного управління або управління.
15.6. Після закінчення чергування, відповідальний черговий надає інформацію про результати свого чергування на ім'я міського голови в організаційний відділ міської ради.
16. МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ВИКОНАВЧИХ ОРГАНІВ МІСЬКОЇ РАДИ ТА ПРОПУСКНИЙ РЕЖИМ
16.1. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчих органів міської ради проводиться адміністративно-господарським відділом.
16.2. Адміністративно-господарський відділ здійснює заходи для утримання в належному стані приміщення будинку, придбання та ремонт меблів, обладнання, оргтехніки, виготовлення друкованої продукції, забезпечення працівників канцелярським приладдям, папером, телефонним зв'язком тощо.
16.3. Вхід у приміщення міськвиконкому здійснюється з 9 до 18 години. У неробочий час (підчас перерви з 13-00 до 13-45, а також з 18-00 до 9-00) у вихідні та святкові дні вхід сторонніх осіб обмежується.
Робочі кімнати відділів, у яких зберігаються документи основної діяльності виконавчих органів міської ради, грошові та значні матеріальні цінності, на неробочий час здаються під охорону (зі здачею черговому працівнику відділу державної служби охорони ключів в ампулах). Робота у цих кімнатах у поза робочий час може проводитись з дозволу начальників відповідних відділів, управлінь або керівництва виконкому.
Облік здачі зазначених кімнат під охорону здійснюється за журналом, який знаходиться у чергового працівника відділу державної служби охорони на центральному вході до будинку.
16.4. Винос майна з будинку, його перенесення з однієї робочої кімнати в іншу проводиться лише з дозволу начальника адміністративно-господарчого відділу.
Майно, що знаходиться в робочих кімнатах, закріплюється за працівниками, які в них працюють. Працівники несуть відповідальність за збереження й правильність користування закріпленим майном, при звільненні з роботи здають його начальнику адміністративно-господарчого відділу, про що робляться відповідні відмітки в обхідному аркуші.
Куріння в робочих кімнатах приміщень виконавчих органів міської ради забороняється.
Заступник міського голови
з питань діяльності виконавчих
органів міської ради - керуючий
справами виконкому міської ради
О. Нечипоренко
Додаток № 1
Доп. 4.4.14 Регламенту виконавчих органів
Харківської міської ради ХХІV скликання
Лист 1
№ _____
Харківська міська рада
Виконавчий комітет
КОНТРОЛЬ
ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ ВІДДІЛ
м. Харків, пл. Конституції, 7, тел. 23-21-21, 771-04-85
orgotdel@сіtynet.kharkov.ua
_____________________________________________
(виконавець)
Рішення виконкому № ________________/________________/
(№ документу) (дата)
_____________________________________________________________________________
(назва документу)
знаходиться на контролі
Дата виконання: ________________
Зміст пункту №
Просимо до __________ надати конкретну інформацію щодо виконання пункту данного документу.
Дата відправки контрольної картки _______________
Картку повернути до організаційного відділу.
Завідуючий організаційним відділом
Харківської міської ради /___________________/
Додаток № 1
Доп. 4.4.14 Регламенту виконавчих органів
Харківської міської ради ХХІV скликання
Лист 2
ЗВІТ ПРО ВИКОНАННЯ
Вих. № ______________________
Дата __________________________ ____________________________________
(виконавець)
Рішення виконкому від ____________________ № ____
Зміст пункту №
Запланований строк виконання пункту ____________________
Фактичний строк виконання пункту ______________________
Відповідь та матеріали вислані на адресу__________________________________________
Вих. № _________________ __________________________________________
Інформація про виконання (заповнюється у випадку, якщо при виконанні виникли нестандартні шляхи вирішення)
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Проблеми, що виникли за цей період (заповнюється у випадку, якщо при виконанні виникли проблеми)
|
Походження проблеми |
Запропоноване рішення |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Керівник Підпис
Дата
_____________________________________________________________________________
Заповнюється організаційним відділом міської ради
Залишилось до завершення Стан
Затримка Виконано/Не виконано/Прострочено/На виконанні
Раніше строку
Використаний час